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Convocatorias en Propiedad Horizontal, 3 consejos para redactarlas

Si eres administrador de copropiedades, seguramente has tenido que tratar con proveedores en algún momento. Y una de las maneras más comunes para conocer a los proveedores a través de la respuesta a una convocatoria publicada.

La convocatoria es el documento del santo grial que invita a los proveedores a presentar sus precios y servicios con la esperanza de ganar tu negocio. Las convocatorias o licitaciones se pueden emitir para cualquier cosa: desde servicios de aseo y mantenimientos locativos hasta la construcción de edificios.

Pero ¿Has considerado que tu convocatoria podría ser un desastre?

Si no estás satisfecho con el nivel de las respuestas a tu convocatoria, es posible que tu propuesta sea confusa. A la mayoría de los proveedores de alta calidad les encantaría tener tu negocio, pero, al igual que tú, ellos también quieren comprender las expectativas por adelantado para saber si pueden o no cumplirlas.

En esta publicación, analizamos las formas en que puedes limpiar tu convocatoria y brindarles a los proveedores lo que quieren. Para que puedas recibir las ofertas que realmente deseas ver.

1. Requisitos

Mezclar requisitos a lo largo de la convocatoria es un error increíblemente común. Los requisitos deben establecerse claramente en una sección específica y no esparcirse por todo el documento.

Los requisitos que están claramente etiquetados orientan a los proveedores potenciales hacia tus expectativas y convierten un proceso difícil en algo simple.

Ser transparente produce resultados mucho mejores de aquellos que compiten por tu negocio.

2. Proceso de envío

Muchas personas se niegan a recibir propuestas de forma virtual.  Sin embargo, así como debes ser transparente con tus requisitos, también deberías reducir los obstáculos en el proceso de envío.

Al recibir ofertas por medios digitales e incluso apoyándote en un formulario genera grandes beneficios. Verás una mayor consistencia en los envíos, un mayor nivel de ofertas, tendrás mayor facilidad para comparar y evaluar los diferentes servicios, costos y otros beneficios ofrecidos y además, contribuirás con el cuidado del medio ambiente al evitar la impresión del documento.

3. Presupuesto

Incluir tus números puede parecer que te estás disparando a tí mismo. Mucha gente teme que los proveedores que podrían estar por debajo del presupuesto puedan aumentar sus números. Pero eso no es cierto.

No quieres perder tu tiempo (o el del proveedor) preparando una propuesta que está fuera del alcance. Al indicar claramente la cantidad que puedes pagar, les está dando permiso a los proveedores para que compitan entre sí por lo que le ofrecerán al mismo precio. Nuevamente, esto hace que sea más fácil ver quién es el claro ganador y a quién desea incorporar al proyecto.

Muchos proveedores están dispuestos a trabajar dentro del presupuesto que incluyas para abordar los requisitos más importantes dentro su alcance. Los proveedores también pueden señalarte los requerimientos que pueden ser imposibles en tu punto de precio o pueden ayudarte a identificar las principales prioridades para que puedas excluir o reelaborar elementos en una fase o alcance posterior.

Un presupuesto es crucial ya que te permite recibir un producto de alta calidad al precio deseado.

El objetivo final es resultar atractivo para los proveedores que podrían responder a tu convocatoria. La organización y simplificación de tu convocatoria es tan importante como la información que contiene.

Tener claro lo que quieres es el primer paso. El segundo es comunicar esas necesidades a los proveedores potenciales. Ser transparente con tus requisitos, presupuesto y proceso de envío genera confianza con las empresas potenciales. Ser transparente con tus deseos puede ir en contra de su intuición, pero es lo que mejor funciona. Quizás te interesa leer qué preguntas hacer en la entrevista a tu proveedor.

La depuración de tu convocatoria te otorgará un mayor nivel de participación (y una mayor calidad) en lo que respecta a sus ofertas.

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