Como proveedores de servicios para los residentes, los administradores de propiedades se beneficiarán de comprender las principales quejas expresadas por su base de clientes para brindar un mejor servicio y asegurar la permanencia a largo plazo.

Las quejas de los propietarios o residentes sobre la administración reflejan la impresión que estos tienen de ti, tu estilo de administración y tu negocio. Éstas tienden a girar en torno a cómo se maneja la comunicación y el servicio al cliente. Las solicitudes de mantenimiento, el proceso de solicitud y las tarifas de administración.

En algunos casos, la queja de un residente no está justificada y su frustración con la gerencia se debe a la incomprensión de su papel en la relación administrador-residente. Para ayudar a los administradores a gestionar eficazmente su reputación entre los propietarios o residentes y brindarles un servicio superior, aquí hay una lista de quejas comunes sobre la administración y cómo resolverlas.

1. Mala comunicación

Las quejas comunes sobre la mala comunicación por parte de la administración pueden incluir que un residente sienta que es difícil comunicarse con el administrador y no devuelve las llamadas telefónicas ni los correos electrónicos. Un residente puede estar buscando hablar con un administrador con preguntas simples, como cuándo se recolecta la basura cada semana, o con problemas más importantes, como una emergencia de mantenimiento o que su seguridad se siente amenazada.

Resolución: toma en serio todas las comunicaciones con los residentes. Proporciona a tu comunidad la mejor manera de comunicarse contigo para comunicaciones de emergencia y que no sean de emergencia. Bríndales expectativas adecuadas sobre cuándo responderás a problemas no emergentes y proporciona respuestas. La clave es ser realista sobre el tiempo de respuesta y ceñirse a él. También debes responder en un período de tiempo adecuado, de 1 a 3 días está bien para problemas no emergentes. Más de una semana no lo es. La comunicación de emergencia con los residentes debe manejarse de inmediato.

Consejo profesional: la comunicación por correo electrónico con el propietario/residente es una manera excelente de mantener buenos registros de todas las comunicaciones.

2. Mal servicio al cliente

Los propietarios/residentes encuentran problemas con la falta general de servicio al cliente por parte de los administradores. Estos a menudo pueden olvidar que un residente es su cliente y puede ser fácil concentrarse solo en la propiedad y el negocio sin mirar a la persona del otro lado de la relación.

Resolución: La construcción de una relación positiva comienza con la comunicación. Construye relaciones positivas con los propietarios y residentes a través de la comunicación y las actividades de integración así tu permanencia y recomendación boca a boca estará garantizada.

3. Tarifas de administración

Las tarifas de administración son un tema muy debatido entre los propietarios. Las quejas con respecto a las tarifas tienden a provenir de un propietario que asume que los administradores se están beneficiando de estos fondos.

Resolución: Prepárate para abordar los comentarios negativos sobre la tarifa de administración con una justificación legítima para su establecimiento. Realiza comunicaciones públicas sobre los gastos, si mantienes informados los propietarios estos estarán más receptivos.

4. Solicitudes de mantenimiento ignoradas

Los administradores que no respondan a las solicitudes de mantenimiento de manera oportuna pueden encontrar residentes insatisfechos. Si bien las reparaciones de emergencia son fácilmente priorizadas, las solicitudes de mantenimiento que no sean de emergencia deben manejarse de manera oportuna para proteger tu relación con los propietarios.

Resolución: Proporciona los medios adecuados para comunicarse contigo y las formas de enviar órdenes de trabajo. Considera el uso de un software de control que proporcione un canal donde los residentes pueden enviar PQRS y tu puedas administrar fácilmente estas solicitudes, responder a los residentes y coordinar al personal de aseo y mantenimiento.

Tener los medios para tratar las quejas de los residentes garantizará una gestión adecuada de la propiedad. Manejar las quejas de los residentes de manera adecuada y evitar que sucedan por completo creará una relación propietario-administrador positiva y fortalecerá tu reputación como un excelente administrador de propiedades en la comunidad.

El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, en conjunto con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, mediante Resolución, establecieron un código de colores unificado para la separación de residuos en la fuente, la implementación de este código entró en vigencia el primero de enero de este 2021.

El nuevo código de colores se basa en tres referencias y desde esta fecha deberá ser unificado en todo el país. El código funciona de esta forma:

Blanco: residuos aprovechables limpios y secos, como plástico, vidrio, metales, papel y cartón.

Negro: residuos no aprovechables como el papel higiénico; servilletas, papeles y cartones contaminados con comida; papeles metalizados, entre otros. En esta bolsa o recipiente también deberán disponerse los residuos covid-19 como tapabocas, guantes, entre otros.

Verde: residuos orgánicos aprovechables como los restos de comida, residuos de corte de césped y poda de jardín etc.

¿Cuáles son los objetivos de esta medida?

• Concientizar a los vecinos y a los grandes generadores acerca de la necesidad de la separación en origen de residuos, diferenciando entre reciclables y basura.
• Minimización de los residuos a enterrar mediante la consolidación de práctica de separación de materiales reciclables en origen.
• Formalización e integración de los Recicladores Urbanos en el circuito del servicio público de recolección diferenciada.
• Garantizar los espacios necesarios para la disposición final, incorporando nuevas tecnologías.
• Proyectos ambientales que contemplan la puesta en marcha de sistemas de recuperación y reciclado de residuos sólidos urbanos.
• Aumento de los materiales que regresan como materia prima post consumo a la industria.
• Contribuir al ordenamiento de la cadena de valor del reciclado.

Tomemos en cuenta que sólo en Bogotá se disponen diariamente 6.000 toneladas de residuos en el relleno sanitario, lo que equivale en peso a 200 Transmilenios llenos en hora pico. El 70% de estos residuos es aprovechable.

No hace falta ser muy bueno en matemáticas para entender que la cifra de producción de basura es catastrófica. Y los conjuntos residenciales, que es en donde se concentra la mayoría de la población, pueden ser partícipes de un cambio de mentalidad y una muy buena ayuda para mejorar nuestro medioambiente.

Sin embargo, este “cambio de mentalidad” implica una ardua tarea para los administradores, quienes no solo deben estar alineados con las personas prestadoras de los servicios de recolección, aprovechamiento y tratamiento del servicio público de aseo en el municipio, sino que deben encargarse de informar a los propietarios, residentes y personal del conjunto que deben separar la basura en origen y, además, garantizar que esto ocurra.

Tengamos en cuenta que, El numeral 2 del artículo 94 de la Ley 1801 de 2016, conocida como Código Nacional de Policía y Convivencia, establece que, a quien no separe en la fuente los residuos sólidos, ni deposite selectivamente en un lugar destinado para tal efecto, se le impondrá una multa general tipo 3, que equivale a dieciséis (16) salarios mínimos diarios legales vigentes (SMDLV).

Entonces, dada la obligatoriedad de la norma, el administrador necesitará poner en marcha campañas de divulgación y pedagogía a los diferentes actores de la copropiedad, realizar las adecuaciones necesarias de los lugares de acopio, implementar la señalización, delimitación, clasificación, recipientes y bolsas de almacenamiento de residuos con sus colores respectivos.

¿Cómo empezar? Descarga nuestra guía para la implementación del plan de manejo de residuos en tu conjunto residencial.

El conjunto residencial es el lugar en el que se encuentra nuestro hogar. Por eso, si le damos importancia a tener nuestra casa limpia, ordenada y en perfectas condiciones, debemos tener la misma preocupación por nuestro conjunto. A todos nos gusta vivir en un lugar agradable, donde podamos desarrollar un alto nivel de vida. Para ello, es clave que todo lo que nos rodea esté en perfectas condiciones. Por eso, vamos a dar los mejores consejos para que tu conjunto esté impecable, favoreciendo la convivencia de todos los vecinos.

En primer lugar, vamos a hablar de la limpieza del conjunto. Tener la entrada y las zonas comunes limpias es uno de los aspectos más importantes. Para ello, es recomendable contar con un servicio de limpieza profesional adaptado al tamaño y a las necesidades de cada conjunto. Contar con un personal de limpieza cualificado nos permitirá tener las zonas comunes de nuestro conjunto siempre limpias.

Por otra parte, tenemos la figura del portero o conserje. Se trata de un empleado importante para el buen funcionamiento de un conjunto, ya que cumple diferentes funciones. En primer lugar, controlan el acceso de personas al edificio, evitando la entrada de personas ajenas a la comunidad y aportando seguridad. Además, son empleados que pasan muchas horas en el conjunto, por lo que están al tanto de todas las incidencias o imperfectos que puedan surgir. De esta forma, contribuyen a supervisar que todos los elementos del conjunto residencial estén en buenas condiciones.

En el caso de conjuntos que cuentan con jardines, también es recomendable tener un servicio de jardinería que se encargue del cuidado de todas las plantas y jardines de la comunidad. Es un trabajo en el que algunos lugares derivan a un todero, pero lo mejor es que cada empleado de la comunidad cumpla con sus funciones y tenga trabajadores especializados para cada tarea.

En relación con los jardines y zonas exteriores de los conjuntos, la piscina es un elemento que requiere de un cuidado especial. Se recomienda hacer revisiones de los componentes de la piscina para cada temporada en la que la piscina estará abierta para todos los vecinos.

En Anna contamos con todos estos servicios que harán de tu conjunto residencial un lugar mejor. Contáctanos y cotiza los servicios que requieras. Nos adaptamos a las características y necesidades de cada conjunto de manera personalizada. 

En los últimos años, los mercados han evolucionado hacia un entorno más competitivo, en el que las empresas han optado por delegar determinados procesos a un proveedor especializado para poder centrarse en su actividad principal. Esta estrategia, es conocida con el nombre de externalización, u outsourcing.

El outsourcing es una herramienta que permite contratar a un proveedor externo a la empresa para la ejecución de actividades secundarias, como es el caso de la limpieza.

¿Qué ventajas aporta el Outsourcing a tu empresa?

1. Reducción de costos

La colaboración con empresas externas de limpieza permite ahorrar gastos como los asociados a la inversión en insumos de aseo o los destinados a la contratación, dotación y carga prestacional de trabajadores que se hacen cargo de tareas que no son una función específica de la empresa.

2. Focalización en la actividad principal

El outsourcing permite a la empresa enfocarse principalmente en el negocio y no consumir recursos humanos y financieros en otras áreas que no son estratégicas para su actividad principal. Así se logra un mayor rendimiento al evitar distracciones innecesarias.

3. Transformación de costos fijos en variables

La contratación de una empresa externa de limpieza conlleva el establecimiento de un precio fijo, por lo que podrá obtener una previsión detallada del costo del servicio.

4. Reduce el riesgo

El outsourcing reduce el riesgo al evitar grandes inversiones iniciales en infraestructura o tecnología, lo que amplía la capacidad de destinar recursos a proyectos nuevos.

5. Mejora la calidad

Contratar una empresa especializada con altos conocimientos en el servicio de limpieza, nos asegura un resultado de calidad.

6. Aumento de la productividad

La empresa especializada en limpieza y mantenimiento se encarga de toda la logística y ejecución, reduciendo el tiempo de realización de los proyectos al eliminar la inversión de tiempo en selección de personal, formación o adquisiciones de equipos. Ejecutar el mismo trabajo en un menor plazo aumenta de forma significativa la productividad empresarial.

7. Mejora los procesos de innovación

Al reducir costos y tiempo en la ejecución de las actividades de limpieza y mantenimiento, la empresa dispone de más recursos para innovar y así comenzar nuevos proyectos que puedan posicionarla en un puesto clave dentro del mercado competitivo.

8. Mayor flexibilidad

El Outsourcing nos facilita adaptarnos a los cambios que se producen en el mercado, contratando servicios con terceros en el momento en el que lo necesitemos, y en aquellas operaciones que se deban ejecutar estacionalmente.

9. Acceso a las últimas tecnologías

Contratar a una empresa de outsourcing adecuada nos permite disponer de la tecnología más novedosa sin tener que hacer grandes inversiones en equipos o en formar a personal especializado en las mismas. 

10. Aumento de la competitividad

El resultado final al seguir una estrategia de externalización de servicios (outsourcing) es lograr que la empresa adopte una buena posición estratégica en un mercado competitivo y en un entorno globalizado. El outsourcing permite reducir los costes de su empresa logrando una mayor productividad de forma flexible.

Es esencial elegir un proveedor que asegure un adecuado nivel de calidad. En Anna, la eficiencia de nuestras soluciones tecnológicas, la amplia experiencia de los equipos y los éxitos conseguidos, nos han permitido convertirnos en la mejor elección en servicios de limpieza y mantenimiento para tu empresa. Conoce más sobre nosotros acá.

Dentro de un conjunto residencial hay determinadas funciones que tienen que desarrollar profesionales cualificados. De esta forma, se contribuye al mantenimiento de las zonas comunes en perfectas condiciones, lo que hace que la convivencia de los vecinos sea mejor, al vivir en un lugar limpio en el que las cosas funcionan.

Dependiendo de las dimensiones del conjunto, este puede contar con diferentes empleados que desarrollen los distintos trabajos dentro de la urbanización. Es el caso de personal de seguridad, conserje, portero, personal de limpieza o personal de jardinería y mantenimiento de piscinas.

En la mayoría de los conjuntos residenciales es necesario contratar varios de estos servicios, ya que solo las comunidades más pequeñas pueden funcionar únicamente con la figura de un portero que pueda desempeñar varias funciones.

A la hora de contratar los servicios que necesite el conjunto, lo mejor es apostar por una empresa especializada, que asegure un adecuado nivel de calidad. Que además sea capaz de ofrecerte un servicio personalizado, poniendo a tu disposición los empleados que necesites. La empresa que elijas debe hacer un estudio de las características y necesidades de tu conjunto. 

Además, debe facilitarte todo tipo de gestiones administrativas y de comunicación, para que ante cualquier incidencia que pueda surgir no haya opción a error al ponerse en contacto con la empresa responsable con ellos.

Para este caso, encuentra diferentes empresas que pueden brindarte una solución.

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En Anna contamos con todo lo necesario para el mantenimiento de conjuntos residenciales desde los más pequeños hasta los más grandes. Servicio de anfitriones, aseo, mantenimiento, toderos, jardineros, trabajo en alturas, club house y mucho más. Contando además con una plataforma tecnológica para que tengas control de todas las actividades en tiempo real. Conoce más aquí.

Nadie quiere vivir, trabajar ni hacer negocios en un lugar que no esté bien aseado. Numerosos estudios muestran que un ambiente limpio promueve el bienestar y mejora la salud de las personas que interactúan en el espacio. 

Los edificios reflejan la comunidad y su espíritu. La fachada es lo primero que ven los visitantes, es ahí donde se crea la primera impresión. Una fachada sucia o manchada, los parches de moho o musgo, el brote de hierba de las canaletas, las ventanas y puertas sucias pueden crear la impresión equivocada.

Aspectos como la contaminación atmosférica, así como los hongos, los líquenes, el excremento de aves o en el peor de los casos los grafitis, son las principales causas que hacen que los edificios no se vean como el primer día.

Hacer que un edificio luzca como el día de inauguración requiere la realización periódica de una limpieza de fachadas. Este procedimiento tiene como objetivo remover todos los residuos que con el paso del tiempo se van adhiriendo al edificio y que lo hacen ver sucio. 

¿Cada cuánto debe realizarse la limpieza de fachadas?

Dependiendo de los materiales que se usen para la limpieza de fachadas, éste podría hacerse cada año, cada tres años o cada cinco, todo dependerá de los productos que se utilicen, pues la calidad de estos determinará el tiempo que durará limpia la fachada. 

Sobre este tema, cabe resaltar que no es suficiente con agua, jabón o ácidos. Para el óptimo mantenimiento exterior del edificio, el encargado del lavado deberá hacer un análisis del inmueble determinar qué productos son los adecuados. 

Dentro del estudio que hace el especialista se analizan tres factores principalmente: 

• Material de la fachada: Hay que conocer cómo es el revestimiento de la fachada para determinar su grado de porosidad. Los ladrillos no tienen la misma porosidad que el cemento, por dar un ejemplo.
• Suciedad: Es clave conocer el tipo de suciedad presente en el edificio y aunque parezca obvio, este paso es muy importante porque así se elige adecuadamente el procedimiento y el producto de limpieza. 
• Tratamientos anteriores:  Es fundamental saber qué tratamiento se usó la última vez que se limpió la fachada, así también se podrá determinar el tipo de producto y técnica de limpieza. 

Otro factor a tener en cuenta a la hora del lavado de fachadas es la ubicación del edificio, pues éste puede afectar la durabilidad de la limpieza. No es lo mismo hacerle el mantenimiento a una estructura localizada en proximidad al mar, que a una que está cerca en una vía de alto tráfico o a un edificio o casa en un barrio residencial. 

Los edificios cercanos al mar se ven afectados por la sal, el yodo y otras sustancias que hacen que se deba tener una especial atención a la hora de elegir los productos de limpieza. Para este tipo de lugares los jabones o líquidos que se usen deben incluir formulaciones y sustancias que resistan esos agentes corrosivos (sal y yodo). 

Es muy importante que los productos que se utilicen estén probados en laboratorio para que no causen efectos residuales secundarios. 

Limpieza a presión

Una de las técnicas más comunes es la del chorro de agua a presión. Este método ayuda a eliminar las partículas de polvo, arena y demás suciedad sin dañar el revestimiento del edificio. Por lo general, se usa cuando la mugre no se ha adherido demasiado. 

A la hora de lavar con el chorro siempre se debe empezar desde la parte superior del edificio para que toda la suciedad caiga, a través de movimientos horizontales para que vaya escurriendo. 

En caso de que el chorro a presión no sea suficiente existe otro método similar que requiere de más tiempo y este es el chorro de arena en seco. La arena se usa como complemento al agua y se aplica cuando la fachada tiene elementos más sensibles y la ventaja que tiene es que no hay que esperar a que la estructura se seque para ver cómo queda.  

Existen otros sistemas más avanzados como los de ultrasonido, bastante prácticos en lugares con riesgo de desprendimiento

Productos químicos

Cuando la vegetación, el excremento de aves o los grafitis ya están muy adheridos al edificio, suele utilizarse ácidos o químicos para quitarlos. Muchas veces se opta por pintar encima del grafiti para eliminarlo, pero en ese caso en específico la empresa de limpieza es la que debe determinar el tratamiento o proceso para quitar ese grafiti. 

La limpieza de la fachada debe estar complementado con el aseo y mantenimiento interno de las oficinas o residencia para garantizar la higiene del lugar. También es muy importante que, quien preste el servicio de limpieza tanto exterior como interior tenga los conocimientos para llevar a cabo dichas tareas que no pueden ser tomadas a la ligera.