Elaborar el presupuesto de una copropiedad

En términos generales, elaborar un presupuesto consiste en llevar a cabo una revisión de necesidades, realizar un cálculo anticipado de los gastos incluyendo posibles imprevistos y asignar los fondos. Sin embargo, en la práctica es mucho más que eso. La elaboración y gestión del presupuesto en la propiedad horizontal es uno de las funciones más complejas de afrontar para los administradores, por eso quisimos dedicar este artículo para destacar algunos aspectos básicos que no debes omitir en su elaboración.

Las recomendaciones que vas a leer a continuación fueron recopiladas en diferentes entrevistas a nuestros clientes administradores. Te recordamos que todo lo relacionado a la elaboración, presentación, aprobación y aplicación del Proyecto de Presupuesto para la Propiedad Horizontal se encuentra previsto en la Ley 675 de 2001 y algunos de los aspectos más importantes destacan en los artículos 51, 35 y 38 de dicha ley.

La pregunta que realizamos fue ¿Cuál es el aspecto más importante a considerar al momento de elaborar el presupuesto anual de la copropiedad?. Estás fueron las respuestas:

Comprender que el presupuesto no es solo gastos de nómina, contratistas y servicios públicos. Sino que se trata de una herramienta indispensable para la valoración de la copropiedad y la sostenibilidad de la calidad de vida de sus residentes.
El presupuesto debe estar orientado a los detalles, partir de una evaluación completa de los activos y considerar todas las posibilidades, desde los costos proyectados de mantenimiento preventivo hasta los costos de mantenimiento correctivo para cada posible falla. Así se evitará el mantenimiento reactivo que al final conduce a costos más elevados y en ocasiones a la necesidad de recurrir a cuotas extraordinarias para obras.
Ni quedarse corto ni sobre dimensionar los costos. En ocasiones sucede que el administrador presenta presupuestos por encima de los costos reales para asegurar el cubrimiento de todas las necesidades de la copropiedad o lo hace por debajo de los costos reales con el fin de conseguir la aprobación de la asamblea. Ambas prácticas acabarán en el inconformismo de los copropietarios y el desprestigio de la administración.
Informar, informar, informar. Al momento de la presentación del proyecto de presupuesto ante la asamblea es muy importante sustentar cada uno de los rubros que lo componen con suficiente información para su entendimiento y para facilitar el proceso de aprobación. Es también una buena práctica brindarle información a los copropietarios acerca de cómo se determina el valor de la cuota de administración para así evitar la posible resistencia.
Seleccionar proveedores fiables. Empresas legalmente constituidas, solventes y con experiencia comprobable que puedan respaldar la gestión de la administración. Mejor si son empresas que además cuidan a su equipo de trabajo, tienen políticas amigables con el medio ambiente y pueden proporcionar herramientas tecnológicas para medir y controlar las acciones de mantenimiento. Mejor dicho, empresas como Anna.

Esperamos te haya gustado este artículo, por favor déjanos tu opinión en los comentarios y, si te interesa saber más del tema descarga la guía 13 cosas de presupuesto que todo administrador debe saber.