Protocolos de limpieza y desinfección de oficinas

La aparición del COVID-19, ha creado un impacto sin precedentes en la forma en que vivimos y trabajamos. 

Si bien muchas organizaciones se movieron hacia el trabajo remoto, algunas empresas trabajan con sistemas patentados o con materiales sensibles que requieren que los empleados, o turnos de trabajadores, estén en las instalaciones para hacer bien su trabajo. Como campeones de una gran experiencia laboral, queremos ayudar a todos a mantenerse saludables en la oficina mientras comparten espacios de trabajo comunes.

Esta publicación está destinada a cubrir los aspectos básicos de la creación de un entorno de trabajo saludable y sanitario. Creemos que el bienestar en el lugar de trabajo se extiende no solo a la limpieza y desinfección de la oficina, sino también a las buenas estrategias de comunicación y señalización, y a una cultura de oficina saludable para COVID y más allá. Esperamos que estos consejos para la seguridad en la oficina proporcionen conocimiento y tranquilidad mientras navegamos por este problema crítico de salud pública.

Guía de limpieza

Si bien la propagación del virus puede parecer inevitable, el hecho es que las buenas rutinas de limpieza y desinfección pueden reducir o eliminar en gran medida el riesgo de un recuento viral de COVID-19 en superficies y objetos en la oficina. Como empleadores, es nuestro deber mantener un medio ambiente limpio y asegurarnos de que todas las personas se sientan seguras al ingresar todos los días. 

El CDC ha proporcionado instrucciones detalladas sobre cómo limpiar y desinfectar los espacios de trabajo , así como una lista de desinfectantes aprobados por la EPA que se sabe que son efectivos contra el SARS-CoV-2 (el virus que causa el COVID-19). Si bien la guía provisional de los CDC debe leerse, comprenderse y seguirse de cerca, aquí hay algunos puntos clave que debe conocer antes de comenzar:

• Use guantes desechables, batas, una mascarilla (como un paño que cubre la cara) para limpiar y desinfectar. Retírelos con cuidado y deséchelos inmediatamente después de la desinfección y eliminación de la basura.
• Limpiar siempre antes de comenzar la desinfección. La limpieza con un detergente o una solución de agua y jabón elimina las partículas que pueden conllevar el riesgo de COVID-19 en las superficies. Esto reduce la carga viral antes de que comience la desinfección, lo que ayuda a que el desinfectante sea más eficaz para matar el virus restante.
• Si bien existe una lista de desinfectantes aprobados por la EPA , una solución de fácil acceso es el agua y el blanqueador doméstico. El CDC recomienda:
• 5 cucharadas (1/3 taza) de blanqueador por galón de agua. (Bueno para pisos y limpieza de superficies más grandes).
• 4 cucharaditas de blanqueador por litro de agua (útil para aplicaciones con atomizador).
• Si usa toallitas desinfectantes (como las toallitas Clorox o Lysol), recuerde que para desinfectar adecuadamente, debe limpiar solo un artículo a la vez, usando suficientes toallitas para asegurar que la superficie permanezca húmeda durante 4 minutos .
• Recuerde nunca mezclar productos de limpieza.
• Limpie y desinfecte las superficies de alto contacto a diario en las áreas comunes (por ejemplo, mesas, sillas de respaldo rígido, pomos de puertas, interruptores de luz, receptores de teléfonos y teclados, controles remotos, manijas, pantallas táctiles, escritorios, inodoros, lavabos, botones de elevadores y elevadores, etc.).
• Limpie y desinfecte los equipos y electrónicos compartidos, la señalización digital y los quioscos con pantalla táctil.

Sistemas de ventilación y calidad del aire

El brote de coronavirus arrojó luz sobre la importancia de la calidad del aire interior y los pasos necesarios para mitigar la propagación de gérmenes y enfermedades en un espacio de oficina. No solo eso, sino que, según un estudio de HBR de 2017 , respirar mejor aire “llevó a un desempeño en la toma de decisiones, planificación, preparación y estrategia significativamente mejores” durante las crisis.

Las oficinas albergan muchas fuentes de contaminación del aire, incluidos compuestos orgánicos volátiles (de agentes de limpieza, muebles y otros materiales), bacterias, moho y virus. La mala ventilación agrava la presencia de estos contaminantes.

Para mantener ambientes interiores saludables mientras los empleados regresan a la oficina, las instalaciones deben concentrarse en los sistemas de plomería, ventilación y filtración que filtran, diluyen y eliminan los patógenos. Cuando busque mejorar el sistema de filtración de su oficina, concéntrese en el valor de informe de eficiencia mínima (MERV), un número del 1 al 16 que es relativo a la eficiencia de un filtro de aire según el tamaño de las partículas.

Según empresa de servicios ambientales, Camfil, “cuanto más alto es el MERV, más eficiente es el filtro de aire para eliminar las partículas. En el extremo inferior del espectro de eficiencia, un filtro de panel de fibra de vidrio o poliéster puede tener un MERV de 4 o 5. En el extremo superior, un filtro MERV 14 suele ser el filtro de elección para áreas críticas de un hospital (para evitar la transferencia de bacterias y enfermedades infecciosas) … Para obtener el aire más limpio, el usuario debe seleccionar el filtro MERV más alto por el que su unidad es capaz de forzar el aire a través del límite de la potencia del ventilador de la unidad “.

Las recomendaciones comunes incluyen MERV 13 para edificios de oficinas, MERV 14 para instalaciones médicas y MERV 8 para tomas de aire exterior en áreas urbanas.

Utilizando su propia experiencia con la experiencia de WELL Building, WorkDesign Mag sugiere las siguientes intervenciones de calidad del aire:

• Abordar los problemas de calidad del aire interior, percibidos y reales, en edificios existentes.
• Llevar a cabo evaluaciones, pruebas, diseño de la calidad del aire y proporcionar orientación de ingeniería para mejorar la eficacia de la ventilación de los sistemas HVAC existentes, respaldar el monitoreo de la calidad del aire a largo plazo y crear conciencia sobre la calidad del aire.
• Adapte los controles y la secuenciación para adaptarse y monitorear las necesidades de filtración adicionales y los criterios adicionales relacionados con los sistemas de aire recirculado.
• Desarrollar mensajes y educación para los ocupantes del edificio (paneles de control, aplicaciones, señales situacionales) para reducir las preocupaciones sobre la posible transmisión de patógenos.

Medidas de distanciamiento social en la oficina

Para las empresas que requieren empleados en las instalaciones, se requiere el distanciamiento social en la oficina desde el principio, no solo una vez que las oficinas comienzan a reabrirse por completo. Adquirir el hábito temprano le dará tiempo para probar qué método funciona mejor para su equipo antes de que todos regresen.

Métodos a considerar para el distanciamiento físico: 

1. Limite quién ingresa a la oficina y cuándo con horarios flexibles y turnos escalonados: use turnos A / B para adaptarse a los horarios de limpieza y las estaciones de trabajo limitadas.
2. Use una herramienta de escritorio de distanciamiento social para trazar un mapa de cómo se ve un plano de planta socialmente distanciado usando solo escritorios de 6 pies o más separados. Asigne o permita que las personas reserven sus propios escritorios según lo que esté disponible. Determine la capacidad en función del distanciamiento físico y planifique los cambios A / B en consecuencia.
3. Prohibir o mantener a los visitantes al mínimo a menos que sea absolutamente necesario. Prohibir la entrega de paquetes personales a la oficina. Para refrigerios y café, y el uso de casilleros, limite algunos, si no todos, dentro de la oficina para disminuir la cantidad de superficies compartidas.
4. Actualice el diseño de la oficina con particiones entre escritorios y espacios sociales, arreglos de asientos revisados ​​y señalización direccional como marcadores de piso para pasillos y escaleras de un solo sentido. 
5. Mantenga reuniones virtuales en la oficina : reutilice cada sala de conferencias en una oficina personal y / o área de almacenamiento en las primeras etapas de COVID-6.
6. Entrada sin contacto : con un sistema de control de acceso como OpenPath, todos los empleados de la oficina pueden ingresar al edificio con sus teléfonos.

Comunicación y señalización sobre COVID-19 en el lugar de trabajo

Dicen que la luz del sol es el mejor desinfectante; en este caso, la luz brillante de una buena comunicación es una de sus primeras y mejores defensas contra los aspectos físicos y emocionales de la navegación por el coronavirus. Esté preparado para tranquilizar y apoyar a los empleados que puedan estar pasando por una variedad de emociones y desafíos personales como resultado del virus y los esfuerzos de contención:

• Proporcione actualizaciones claras, concisas y bien redactadas que sean relevantes para su ubicación, industria y cultura laboral actual. Comuníquese de manera oportuna y tranquila.
• Ofrecer canales de apoyo y comunicación bidireccional. Cree un espacio para que su personal se comunique con sus inquietudes y necesidades; siempre que sea posible, haga adaptaciones para las necesidades específicas que surjan.
• Proporcione letreros en la oficina que mantengan a todos conscientes de la seguridad: buena higiene respiratoria, recomendaciones de limpieza, distanciamiento social y verificación de síntomas. El CDC ha desarrollado una serie de materiales imprimibles y carteles para su uso en entornos comunitarios, como fuera de las salas de reuniones o en los pasillos de mucho tráfico.

En el caso de que necesite coordinar a algunos de su empresa para que trabajen desde casa mientras que otros desde la oficina, o eventualmente, todos los que trabajan desde casa, aquí hay algunos consejos sobre cómo gestionar esa transición:

• Continúe proporcionando actualizaciones claras, concisas y bien redactadas que sean relevantes para su ubicación, industria, cultura laboral actual y estado general de la pandemia. Comuníquese de manera oportuna y tranquila.
• Asegúrese de que la tecnología sea coherente en toda la empresa, incluidas las herramientas de comunicación, videoconferencia, gestión de proyectos y colaboración.
• Continúe limpiando todos los espacios de la oficina, compartidos o no, y presione a todos para que limpien sus escritorios y equipos tan pronto como terminen el día. Esto es especialmente importante si las personas comparten espacios y si los equipos dejan de trabajar en la oficina.
• Proporcione desinfectante para manos y equipo de protección personal (PPE) en todo el edificio de oficinas y asegúrese de que todos sepan dónde encontrar ambos para mitigar el riesgo de propagación de gérmenes.
• Cree un canal de comunicación interno (usamos Slack en Robin) para publicar actualizaciones relevantes de la empresa.
• Mantenga la comunicación del equipo constante. Es fácil que la colaboración en equipo disminuya sin la interacción cara a cara, lo que hace que sea mucho más crítico priorizar la comunicación con publicaciones diarias o semanales, correos electrónicos y videollamadas. Dicho esto, tenga en cuenta cuánto tiempo está sacando de la jornada laboral para registrarse a través de videollamadas.
• No olvide valorar las interacciones sociales y de recarga, más allá de la mera “charla laboral”. Fomente las reuniones digitales en forma de almuerzos en equipo, happy hours y tiempo de inactividad grupal a través de videollamadas cuando sea necesario.
• Consulte con su equipo con anticipación y con frecuencia para evaluar qué está funcionando y dónde las personas necesitan apoyo adicional.
• Promover un equilibrio entre el trabajo y la vida para todos, especialmente para los padres que trabajan. El distanciamiento social requiere mucho tiempo de inactividad en el hogar, lo que puede resultar en una combinación poco clara de actividades laborales y no laborales.

¿De vuelta a la oficina? Pasos que puede tomar para mantener su oficina segura

Si ha pasado tiempo trabajando desde casa como medida preventiva, es el mejor momento para instituir prácticas y soluciones de higiene óptimas que puedan reducir la propagación de virus y resfriados (lo cual siempre es bienvenido, ya sea que el COVID-19 sea una preocupación o no). . Algunas ideas incluyen:

1. Aumente la disponibilidad de toallitas desinfectantes y desinfectantes para manos que matan virus, y asegúrese de que todos sepan cómo usarlos de manera efectiva . Como toque adicional, la loción de calidad sin perfume en la oficina evitará que todos se sequen mientras mantienen sus manos limpias. Anime a todos en la oficina a que se comprometan a limpiar con regularidad las superficies de alto contacto.
2. Continúe mejorando los procedimientos profesionales de limpieza y desinfección dentro de la oficina para reducir la aparición de gérmenes y bacterias en el lugar de trabajo.
3. Siempre que sea posible, confíe en comodidades que reduzcan el contacto, como puertas de empuje de dos hojas, luces con sensor de movimiento y otras comodidades de manos libres que reducen los gérmenes en áreas de mucho tráfico.
4. Si los asientos flexibles son una opción en su oficina y las personas comparten escritorios, solicite que todos limpien el equipo, las estaciones de trabajo y las superficies tan pronto como se vayan o se muden a un lugar diferente.