Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal: aspectos clave a considerar

La inhabilidad es aquella incapacidad o circunstancia que impide a una persona o ente a ejercer cierta actividad o desenvolverse en un cargo. Esta restricción es impuesta por la ley o el reglamento interno de una institución, organismo o empresa. Según la naturaleza de la labor a desempeñar se definen los requisitos a cumplir, que pasan por la respectiva preparación certificada, aptitudes y elementos éticos y morales. Existen Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal que deben ser consideradas para garantizar una gestión adecuada.

Cualquier inmueble sea de uso residencial, comercial o mixto; se rige en nuestro país por la ley 675 de 2001, principalmente. De igual forma se ciñe a otras leyes de nuestra constitución y a los reglamentos internos de la edificación. La ley de propiedad horizontal no establece ninguna Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal para ser designado como administrador o miembro del consejo de administración.

Si bien, la ley no contempla Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal para el cargo de administrador de una propiedad horizontal; Para realizar una actividad se debe tener unas aptitudes y requisitos mínimos; que de no poseerlos, se puede estimar que esa persona u organismo se está inhabilitando por sí misma, haciendo que su gestión sea deficiente y perjudicial para los objetivos de la asamblea general de propietarios.

Esto significa, que aunque la ley 675 de 2001 no inhabilite a nadie para ejercer la figura de administrador, existe una ley no escrita de sentido común que sí limita y circunscribe ciertos requisitos y condiciones para fungir como administrador. Su perfil debe responder al de un profesional contable o administrador; conocer de leyes como el régimen laboral y de propiedad horizontal, saber manejar conflictos apegándose a la ley y tener conocimientos más técnicos como en el uso y mantenimiento de ascensores, hidroneumáticos, jardines o piscinas (Esta última tiene una ley específica, la 1209 de 2008). Estas competencias evitan caer en Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal no contempladas en la ley.

La ley establece, en su artículo 50, que el administrador será el representante legal de la persona jurídica y el administrador del inmueble; siendo designado por la asamblea general de propietarios (salvo en aquellos casos que exista un consejo de administración y lo autorice la asamblea). En el artículo 51 la ley, también especifica las funciones del administrador:

Someter a aprobación de la asamblea la gestión anterior a su servicio y la de su planificación y presupuesto para el periodo a iniciar.
Manejar libros de actas, registro de residentes y atender la correspondencia del inmueble.
Mantener informados a los propietarios y residentes sobre lo constatado en actas de la asamblea o consejo administrativo (si existe).
Preparar informes de gestión anual, trabajando a la par del consejo administrativo, para ser presentados a la asamblea.
Llevar la contabilidad del conjunto, siendo el responsable directo.
Administrar los bienes comunes no esenciales desafectados por la asamblea.
Conservar los bienes comunes de la propiedad horizontal, siguiendo los lineamientos de ley y de la normativa interna de la edificación.
Cobrar cuotas ordinarias y extraordinarias, multas o cualquier pago que deban realizar los copropietarios, residentes o usuarios del inmueble.
Registrar en escritura pública cualquier reforma al reglamento de propiedad horizontal, aprobada por la asamblea general de propietarios.
Ejercer como representante legal de la persona jurídica en casos judiciales y extrajudiciales.
Notificar a propietarios de bienes privados, a través de los mecanismos estipulados por la ley o reglamento interno, las penalidades a las cuales serán sometidos, por decisión de la asamblea general.
Expedir el paz y salvo de cuentas correspondientes a la administración cada vez que se dé el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.

Ahora bien, estas son las funciones que contempla la ley 675 de 2001 para el cargo de administrador; pero, a éstas, se le agregan las funciones que determine el manual de normas internas de cada conjunto o edificio. Cabe destacar que el reglamento de un inmueble debe ser conformado según su naturaleza y necesidades propias. Porque es común encontrarse que se copian las normas de otras propiedades horizontales, solo para cumplir ese requisito y pasa a ser solo letra muerta. De no cumplirlas, se pueden incurrir en Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal al gestionar inadecuadamente.

Vemos que, si no se tiene un reglamento interno propio y/o unos responsables aptos y capaces en la gestión administrativa de la propiedad horizontal, incidirá de forma negativa en el día a día del conjunto o edificio. Por tal motivo, la Federación Colombiana de Lonjas en conjunto con ICONTEC (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación) y otras instituciones públicas y privadas, definieron lo que deben ser los requisitos mínimos que debe cumplir un administrador, evitando así Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal por falta de preparación.

Estos requisitos mínimos se ven tipificados en la norma técnica sectorial, mejor conocida como NTS SI 02. La cual fue ratificada y puesta en vigencia por el Consejo Técnico Sectorial de Normalización de Servicios Inmobiliarios el 21 de octubre de 2015. Se puede considerar como una norma complementaria a la ley 675 de 2001 de propiedad horizontal; sin embargo, su aplicación es de carácter voluntario, no es obligatorio. Es susceptible a actualizaciones para adaptarse a las necesidades que vayan surgiendo en el ambiente inmobiliario.

El propósito de la NTS SI 02 es estandarizar el mercado de la propiedad horizontal y formalizar al más alto nivel el sector inmobiliario. Es una norma que sirve como guía en los aspectos a tomar en cuenta para contratar los servicios de un administrador. También orienta en aspectos como: administración y gestión financiera, elaboración y ejecución de presupuestos, administración de bienes y servicios comunes, compras de productos y servicios, manejo de conflictos, mantenimiento, informes de gestión, etcétera. De no cumplir con esta normativa, podría generar Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal en la práctica.

La NTS SI 02, como se mencionó antes, viene a complementar la ley 675 de 2001 y los reglamentos internos de los inmuebles. Es una normativa más específica en detalles técnicos, relativos a las distintas disciplinas involucradas en la gestión de una propiedad horizontal. Implica constante actualización y certifica al administrador idóneo para su labor, evitando posibles Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal por desconocimiento o falta de capacitación.

Se determina que, por ley no hay ningún tipo de Inhabilidades para administradores de Propiedad Horizontal para ejercer el cargo de administrador de un conjunto o edificio; el probable impedimento es no tener las aptitudes ni estar capacitado para ejercer tal función. Con la NTS SI 02 se puede guiar y capacitar a la asamblea general de propietarios, al consejo de administración y al administrador para lograr el éxito en las funciones para los que fueron concebidos tales entes.

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