Funciones clave del consejo de administración en PH

Un edificio o conjunto, construido o en construcción, debe someterse a leyes y reglamentos contemplados en la jurisprudencia colombiana de manera obligatoria. Para efectos de cumplimiento y responsabilidad ante la ley, se crea una figura de persona jurídica que será la encargada de respetar, velar y hacer cumplir todos los artículos de ley y reglamentos internos de la copropiedad horizontal. Toda esta estructura legal se rige por la ley 675 de 2011, que impacta directamente el consejo de administración en PH.

La persona jurídica está constituida por una asamblea general de copropietarios del inmueble, que a su vez, delega sus funciones y deberes a un consejo de administración o a un administrador. Según sea el caso, porque puede darse que en algunas edificaciones no exista el consejo de administración, solo la asamblea general de copropietarios y el administrador.

Entonces, se tiene una persona jurídica representada en una asamblea general de copropietarios, que elige un consejo de administración en PH al cual dicta unas directrices, y este al mismo tiempo vigila y asesora a un administrador para que se cumplan los fines de la asamblea general, contemplados en la ley 675 de 2001. Respetando normas como: leyes de convivencia y solidaridad, leyes ecológicas, derechos de iniciativa empresarial, derechos de dignidad humana y derecho al debido proceso.

¿En qué casos se crea un consejo de administración en PH? La ley, en su artículo 53, dictamina que la creación de este consejo es obligatoria, aunque reviste cierta excepción.

Carácter obligatorio: Si la edificación es de uso comercial o mixto y la integran más de 30 bienes privados (no se toma en cuenta parqueaderos ni depósitos).

Carácter potestativo:
Conjuntos de uso comercial o mixtos constituidos por un número igual o inferior a 30 bienes privados (excluidos los parqueaderos y depósitos).
Edificios de uso residencial que tengan un número mayor a 30 bienes privados (sin contar parqueaderos ni depósitos).

En el segundo apartado, de carácter potestativo, la ley deja esta decisión a discreción de la asamblea general de copropietarios.

Las personas elegibles, es decir, que pueden ser parte del consejo de administración en PH, son los mismos copropietarios o en su defecto, su representante delegado, cuando eventualmente algún propietario no pueda hacer acto de presencia o llevar a cabo sus funciones. La ley también establece que el número de integrantes del consejo debe ser un número impar de tres (3) o más propietarios de los bienes privados que constituyan el conjunto. Este número impar tiene sentido, ya que las decisiones se someten a votación y de esta forma nunca habrá un empate.

El consejo de administración en PH se designa como un ente con una finalidad social, cuya labor se realiza ad honorem, es decir, sus miembros realizan este trabajo sin una remuneración. Su misión es mantener la armonía entre las personas que conviven en un inmueble, llevar la gestión administrativa lo más idónea posible y observar que se cumplan las normas internas y la ley 675 de 2011. Ilustremos con más detalles sus funciones:

Establecer las normas por las cuales se regirá el mismo consejo de administración en PH, esto incluye el presidente y demás cargos que lo constituyan.
· Sancionar a propietarios y residentes en aquellos casos de incumplimiento de normas de convivencia, morosidad en los pagos o cualquier infracción al reglamento interno o a la ley de propiedad horizontal.
· Vigilar que la persona jurídica cumpla con todos los objetivos que se ha planteado en su propósito, sean estos temporales o permanentes. Asimismo, respetar y hacer cumplir los reglamentos de la asamblea, sin tener el poder de modificarlos.
· Citar a la asamblea de copropietarios a las convocatorias regulares o extraordinarias si el caso lo amerita, según el reglamento de propiedad horizontal. También puede convocar a una reunión si considera que el tema a tratar amerita reunirse con la asamblea de copropietarios.
Plantear a la asamblea normativas de uso de los bienes comunes, presentar planes de modificaciones o reparaciones de los mismos, siempre alineados con las decisiones del consejo de administración.
· Designar y revocar el cargo de administrador, siempre y cuando la asamblea autorice al consejo de administración en PH para tal función. Debe delimitar las funciones del administrador y supervisar su labor, inclusive fijar su paga salarial.
· Supervisar la gestión administrativa de la copropiedad a través de una serie de normas establecidas por el mismo consejo de administración, con la finalidad de preservar un orden social entre copropietarios y una interacción de convivencia óptima con el medio ambiente.
Dar asesorías al administrador en sus funciones y velar que los fondos de la propiedad se inviertan como lo estipuló la asamblea general, bajo la supervisión del consejo de administración.
· Manejar los conflictos que surjan entre copropietarios si la intervención del administrador o comité de convivencia (si existe en el conjunto) no ha sido exitosa. O intervenir en los conflictos que se deriven entre el administrador y dicho comité.
Solicitar al administrador los estados financieros mensuales y contabilidad para someterlos a evaluación y aprobación. Toda información emanada de esta supervisión debe ser presentada a través de un informe a la asamblea general de propietarios.
Rendir cuentas a la Asamblea general de copropietarios sobre su gestión anual, conforme a las directrices establecidas por el consejo de administración en PH.

Facultar al administrador para actos no ordinarios que se puedan presentar.

Vemos cómo, para realizar una convivencia organizada, se deben crear organismos representados por personas y un cuerpo de leyes y reglamentos. En el caso de copropiedad horizontal, se crea una persona jurídica que será la cara ante las leyes y que esta será representada por una asamblea general de copropietarios. Esta asamblea delega funciones en un consejo de administración en PH (su existencia depende de ciertas condiciones, no siempre es obligatorio) y un administrador; en ocasiones también existe un comité de convivencia.

Las personas encargadas de esta organización social de convivencia deben estar preparadas en funciones administrativas, conocer de leyes y redactar la normativa más adecuada para la copropiedad horizontal. Aparte de una determinada formación profesional, también deben contar con honestidad y compromiso, porque de lo contrario se generarían conflictos tales como malos manejos de los fondos de la propiedad, ventajismos sobre los otros copropietarios y alteraciones del orden público que perturbarían las relaciones entre vecinos.