¿Cómo aliviar el estrés de administrar?

Ya sea que nos demos cuenta o no, todos vivimos en una brecha de estrés. No importa la circunstancia, todos tenemos la visión de lo que queremos que suceda y lo que realmente está pasando. Para un administrador de copropiedades, esa brecha puede ser un monstruo que define cómo tienden a ser sus días, meses e incluso años.

En nuestra línea de negocio, hablamos con los administradores todos los días. Escuchamos sobre problemas de convivencia, mal uso de las zonas comunes, asuntos de seguridad, dificultades con el cobro de cartera y más. Si tu eres quien tiene en sus manos el elemento vital de una copropiedad, tus expectativas no son las tuyas, son las de todos.

Cuando se trata de la gestión de Propiedad Horizontal, el estrés que se encuentra en el espacio entre las expectativas de todos y la realidad a la que te enfrentas puede ser monumental. Quieres que el estrés desaparezca. Quieres que tus proyectos tomen forma. Quieres que el ruido de las quejas se apague.

En esta publicación, te compartiremos algunas formas de administrar la brecha de estrés y minimizar el tiempo que dedicas a lidiar con los problemas para que puedas obtener lo que realmente deseas de la administración de copropiedades.

Externaliza tus necesidades

Mira todas las cosas con las que estás haciendo malabares. ¿Estás gestionando un equipo de mantenimiento? ¿Un equipo de limpieza? ¿Un equipo de seguridad? ¿Estos equipos están controlados internamente? Cuando tienes un problema, ¿tienes que filtrar el problema a través de un grupo aparentemente interminable de personas? Si la respuesta es sí, podría ser el momento de ver qué puedes delegar.

Cuando se trata de subcontratación, piensa en las áreas en las que recibes la mayor cantidad de quejas y/u órdenes de trabajo. Si se trata de limpieza, la subcontratación te proporciona un equipo de profesionales con su propia supervisión para corregir los problemas. Lo mejor, es que ya no tendrás un equipo que supervisar, puedes hablar directamente con un supervisor y tu dolor se habrá canalizado a un espacio singular.

Delegar tus mayores dolores de cabeza cierra la brecha del estrés. Si estás perdiendo energía haciendo malabarismos con todas las piezas que han caído en tu plato, considera lo que podría hacer la subcontratación con respecto a la forma en que administras tu copropiedad. Contar con un equipo de profesionales que se rigen por una única área de especialización minimizará en gran medida el estrés que ves en el día a día y te colocará en el camino hacia el éxito.

Toma el control de tu día

A menudo es fácil quedar atrapado en apagar los incendios. Surge un problema y tu eres el primero en responder. Sin embargo, eso es a lo que ha sido relegado tu puesto: el reparador. Tú eres al que llaman cuando algo se rompe. Cuando sucede algo, estás en marcación rápida. Estás al antojo de todos los que te necesitan.

El problema es que te has vuelto reactivo. Pasas la mayor parte de tu tiempo aliviando el dolor. Tu trabajo ya no es un espacio proactivo para trabajar en esos proyectos apasionantes que acumulan polvo debajo de la torre de solicitudes. El espacio entre tus expectativas y la realidad se amplía con cada nuevo problema que aparece.

Sin embargo, hay una manera fácil de hacer avanzar esos proyectos.

Tómate un momento y piensa en el esfuerzo que se necesita para ir al gimnasio. Entendemos que si nos esforzamos, perderemos esos kilos y eventualmente veremos los resultados que queremos. Pero tenemos que dejar de lado nuestras responsabilidades diarias y realmente tomarnos el tiempo para presentarnos. Si siempre estás respondiendo a los problemas que te rodean y no te esfuerzas intencionalmente en el trabajo que haría avanzar tu posición, nunca obtendrás lo que quieres del trabajo que haces.

Para tomar el control de tu día, es importante trabajar intencionalmente. Dedica de 30 minutos a una hora todos los días a trabajar en algo que haga avanzar tu posición dentro de la administración de copropiedades. Generalmente, este tipo de trabajo no es urgente y puede quedarse cómodamente en un segundo plano. Sin embargo, al concentrarse solo en el trabajo que apaga las llamas, no puedes trabajar en algo que pueda evitar que el fuego se inicie en primer lugar.

¿Qué te gustaría ver para administración? ¿Es un nuevo sistema para reportar PQRS? ¿Es armar una propuesta de ahorro de costos de energía? ¿Estos nuevos sistemas ayudarán a extinguir los incendios que ves a diario? Dedicar un poco de tiempo todos los días a las cosas que quieres que sucedan eventualmente las hará realidad.

Establece límites alrededor de tu accesibilidad

¿Cuántas formas hay de contactarte? Apuestamos a que tienes una dirección de correo electrónico, un teléfono inteligente lleno de mensajes de texto y de voz, tal vez incluso un teléfono fijo y un radio. El problema es que tienes demasiados hilos operando la marioneta. Has creado un sistema para participar en conversaciones sin límites.

Es hora de canalizar tu nivel de accesibilidad a un espacio más organizado. Al igual que con la subcontratación, el beneficio de optimizar tu accesibilidad significa que tienes menos que administrar. Canalizar todo lo que escuchas en un medio te permite priorizar más fácilmente sin desviarte del rumbo.

Si te identificas con algo de esto y quieres que el ruido se calme, crea un espacio para decidir fácilmente qué requiere tu tiempo y energía. Implementar una estrategia que coloque todos los asuntos y problemas en un lugar fácil de analizar significa que ya no se descarrilará con llamadas telefónicas, mensajes de texto y cosas que pueden parecer una prioridad para la parte que espera tu ayuda.

La estrategia que implementes podría ser tan simple como configurar una bandeja de entrada única en tu correo electrónico. Puedes hacer esto fácilmente alertando a todos que solo hay un medio singular al que ahora responderás a los problemas. Con muy poco esfuerzo, puedes establecer límites saludables para protegerte a ti mismo y a las copropiedades que administras.

Aún más, considera crear un proceso que requiera que todos los problemas se envíen a través de una orden de trabajo o un sistema en particular. Instituir medidas para aquellos que corren hacia ti con cada pequeño problema los hace detenerse y considerar qué tan emergente es su problema. Al crear una vía exitosa por la cual respondes a los problemas, tienes la oportunidad de tomar más control de su día y cortar los hilos de ser arrastrado a múltiples conversaciones a la vez.

Cerrar la brecha entre las expectativas y la realidad no es fácil. Especialmente cuando estás haciendo malabarismos con los deseos y necesidades de los demás. Sin embargo, comenzar con estos simples trucos puede ser el secreto para administrar todo lo que se te impone en tus copropiedades. Al subcontratar el trabajo que te está dando dolor de cabeza, reservar tiempo para concentrarte en proyectos que no han recibido suficiente atención y establecer límites sobre cuán accesible eres, verás una gran disminución en el estrés que sientes.

Porque lo que quiere un administrador de propiedad horizontal es menos estrés y eso comienza por cerrar la brecha. Por lo tanto, concéntrate en tus expectativas en lugar de en las de los demás. Y luego en hacerlo realidad.