¿Cómo y cuándo convocar una asamblea extraordinaria en PH?
La práctica de buenos hábitos de convivencia genera la integración de la comunidad. Cualquier actividad que afecte a un tercero dentro de una copropiedad está regulada en un reglamento de propiedad horizontal o en la ley 675 de 2001. Es así como la legislación dicta y norma las asambleas que deben realizarse en este tipo de conjuntos o edificaciones, incluyendo la asamblea extraordinaria en PH.
Existen dos tipos de asambleas: la ordinaria y la extraordinaria. Las ordinarias se realizan dentro del trimestre siguiente al vencimiento del período presupuestal, con el propósito de examinar la situación de la persona jurídica, realizar los nombramientos pertinentes como el comité de convivencia, consejo de administración o administrador, y aprobar las cuentas de fin de ejercicio. En cambio, la asamblea extraordinaria es convocada por motivos urgentes o imprevistos que requieren soluciones inmediatas.
En este artículo, profundizaremos en las asambleas extraordinarias en PH, las cuales están contempladas en la ley 675 de 2001. Según su inciso segundo: “Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos la quinta parte de los coeficientes de copropiedad”.
¿Cuándo debe convocarse una asamblea extraordinaria en PH? Esto depende de la urgencia o necesidad imprevista que amerite una solución rápida. Un imprevisto es un suceso inesperado que no se puede prevenir, mientras que una urgencia es un hecho que se conoce y requiere atención inmediata. En ambos casos, es necesario convocar a una asamblea extraordinaria para tomar decisiones importantes que afecten el bienestar de la copropiedad.
La ley establece que solo en casos de necesidades imprevistas o urgentes debe convocarse una asamblea extraordinaria. De lo contrario, no debe citarse, ya que generaría costos y logística innecesarios para la copropiedad. Además, la convocatoria debe detallar claramente la situación urgente o imprevista que justifica la reunión, evitando así citaciones por caprichos de ciertos sectores de la comunidad.
Entre las razones justificadas para convocar una asamblea extraordinaria se incluyen: la reparación de filtraciones, daños en ascensores, sustitución de transformadores, reparación de hidroneumáticos o la necesidad de recaudar una cuota extraordinaria para cubrir un gasto imprevisto. Todas estas son situaciones que requieren atención inmediata y no pueden esperar a la siguiente asamblea ordinaria.
Existe un debate sobre con cuánta anticipación debe hacerse la convocatoria a una asamblea extraordinaria en PH. Algunas posturas sugieren 15 días, otras 5 días, mientras que otros opinan que no requiere un tiempo específico. Un criterio común es que, al igual que la asamblea ordinaria, la extraordinaria debe convocarse con 15 días de anticipación.
Otro criterio se remite al código de comercio, que establece que en las sociedades comerciales las asambleas deben citarse con un mínimo de 5 días de anticipación. Algunas personas creen que este principio también debería aplicarse a la persona jurídica de una propiedad horizontal, regida por la ley 675 de 2001. Este criterio se basa en la idea de que las normas en Colombia no son individuales, sino complementarias.
La ley no especifica un tiempo mínimo para convocar una asamblea extraordinaria en PH. Por ello, surge un tercer criterio: si la ley no lo determina, nadie puede imponerlo, a menos que el reglamento de la propiedad horizontal lo establezca. Estas asambleas son convocadas para atender situaciones urgentes o imprevistas, y en algunos casos, se deben organizar de manera inmediata para garantizar que la solución no se retrase.
¿Quién puede convocar? En primera instancia, puede citar a reunión el administrador, sin embargo, la ley deja abierta la alternativa para que pueda ser convocada por el administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal o el 20% de los coeficientes. Cada una de estas figuras puede realizar la convocatoria sin autorización de las otras.
Un criterio propone que la convocatoria la debe hacer el administrador, ya que es quien tiene la base de datos. El artículo 51, en su numeral 2, dice que dentro de las funciones del administrador está llevar el registro de residentes y propietarios. Al ser esta una información de carácter sensible, no la puede suministrar por habeas data. La citación debería hacerla el administrador por petición del 20% de coeficientes, del revisor fiscal o del consejo de administración para asegurar una correcta asamblea extraordinaria.
En caso de que el administrador haga caso omiso a cualquiera de estas peticiones (porque a su juicio no existe motivo justificado), la ley permite que la asamblea extraordinaria en PH pueda ser convocada por cualquiera de las otras tres partes. Pero sería una asamblea muy susceptible de impugnación, ya que al no citar a todas las personas de manera debida, las decisiones que se tomen en dicha reunión podrían anularse. Es conveniente que el administrador sea receptivo ante estas peticiones y realice la citación para evitar que la persona jurídica enfrente pleitos e impugnaciones, lo cual podría generar gastos innecesarios en abogados, desviando el objetivo de integración de la copropiedad.
¿Cómo se convoca? La forma de convocatoria es mediante el envío de una comunicación a la última dirección registrada por el propietario, especificando los motivos bien fundamentados y los puntos a tratar. Con la tecnología actual, el llamado a una asamblea extraordinaria en PH también puede realizarse a través de canales digitales, siempre que se cumplan con las formas previstas por la ley.
Por ejemplo, deben incluirse todos los puntos a tratar, y dependiendo del convocante (administrador, consejo de administración, revisor fiscal o el 20% de los coeficientes), al final del documento debe ir la firma correspondiente. Si la convocatoria la hace el 20% de los coeficientes, todos los copropietarios convocantes o su representante legal deben firmar.
Otra de las características de las asambleas extraordinarias en PH es que solo pueden tratar puntos específicos. Aunque se pueden discutir varios temas, deben estar bien justificados y manifestados claramente en la convocatoria. No puede haber proposiciones y varios, es decir, no se pueden añadir temas no contemplados previamente.
La ley establece que para la asamblea general de copropietarios debe anexarse el listado de morosos. Si seguimos estrictamente esta normativa, dicho listado también debería anexarse a la convocatoria de una asamblea extraordinaria en PH. Sin embargo, la ley no lo especifica expresamente, aunque ambos tipos de asambleas comparten la misma estructura.
Ambas asambleas tienen el mismo proceso de instalación: nombrar presidente y secretario, verificar el quórum, votar los puntos a tratar, y cerrar la reunión con la firma del acta por parte del presidente y del secretario. La diferencia radica en los términos de la citación y los contenidos, los cuales deben estar justificados por una necesidad urgente o imprevista, no por la subjetividad de una comunidad.
¿Quorum? Para el desarrollo de la asamblea extraordinaria en PH, es necesario contar con un quórum deliberatorio. Esto significa que en la primera convocatoria debe reunirse un número de propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes. Si no se logra esta asistencia mínima, se realizará una segunda convocatoria, en la cual las decisiones serán válidas con cualquier número plural de propietarios. La fecha y hora de la segunda convocatoria deben estar incluidas en la citación inicial.
Las asambleas extraordinarias en PH, debido a su naturaleza urgente, presentan desafíos en cuanto a sus términos, especialmente cuando la ley no los establece claramente. El éxito de estas reuniones dependerá del buen criterio del administrador y de los entes que forman parte de la propiedad horizontal, con el objetivo de mantener una convivencia positiva e integrar a la comunidad.
Esperamos que esta información te sea útil para futuras convocatorias de asambleas extraordinarias en PH en tu conjunto o edificio. Recuerda siempre enfocarte en las causas que puedan invalidar una decisión tomada en estas reuniones.
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Disculpen por favor me pueden aclarar: Se realizo la Asamblea Ordinaria en una propiedad horizontal, pero el punto del presupuesto no fue aprobado, al igual que una propuesta de inversiones. (ambos contenidos en el orden del día). Por favor puedo citar una Reunión extraordinaria y tratar estos dos puntos.?
Me dicen que la ley 675 solo y únicamente autoriza tratar un solo punto, tendría que hacer otra Reunión extraordinaria para tratar la propuesta de inversiones, que en opinión general son importantes para el edificio.
Muchas gracias ISMAEL CICERY ROMERO – CPT- 7285-T.
En la asamblea extraordinaria, se.oueden tratar varios puntos siempre que estén justificados en la convocatoria
Buenos días Porfa me puede aclarar si para convocar una asamblea extraordinaria con el 20% de los propietarios no se necesita estar al día en las expensas, pero sí es obligatorio estar al día para participar en la asamblea extraordinaria con voz y voz
Las normas que regulan la propiedad horizontal en Colombia no establecen un requisito específico sobre estar al día en las expensas para convocar una asamblea extraordinaria de propiedad horizontal con el 20% de los propietarios.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los estatutos de la copropiedad pueden contener disposiciones específicas sobre la convocatoria de asambleas extraordinarias y los requisitos para ser convocante.
En cuanto a la participación en la asamblea extraordinaria, es común que los estatutos de la copropiedad establezcan que los propietarios deben estar al día con las expensas comunes para tener derecho a voz y voto en la asamblea. Es decir que aquellos propietarios que tengan deudas pendientes con la copropiedad podrían asistir a la asamblea, pero no se les permite participar activamente ni emitir votos en las decisiones que se tomen durante la reunión.
Lo recomendable es revisar los estatutos y entender las reglas específicas que rigen la propiedad horizontal en la que te encuentras.
La Revisora fiscal, convoco a Asamblea extraordinaria con el fin de nombrar nuevo consejo pues estos renunciaron , frente a esto la administradora trata de sabotear esta convocatoria diciendo que estos se van a reintegrar. En este caso que hacer? Los consejeros renunciaron frente a la asamblea extraordinaria que se tuvo hace 20 días. Gracias
Buenas tardes me gustarias saber como puedo solicitar la expulsión de uno de los participantes del consejo ya que el se encuentra en mora con la administración y adicional como el no ha pasado los documentos donde el autentique la calidad de dueño del apartamento, no se ha hecho el debido reconocimiento ante la alcaldía especificando los nuevos miembros. esto se puede hacer y me pueden ayudar o indicarme como lo hago.
Si el 25% de coeficientes de propietarios en una propiedad horizontal , citaron a asamblea extraordinaria, para remover el consejo de administración, e l quórum fue del 52,6%, la administradora no quiere reconocer a los nuevos consejeros, por ende otro de los motivo es retirar a la administradora, ella esta tratando de impugnar la asamblea. si le ha citado a las reuniones del nuevo consejo y no ha asistido? es valido que ella impugne y no acepte a los nuevos consejeros. quedo pendiente y gracias por sus comentarios, feliz tarde