Alcance del consejo de administración en la propiedad horizontal

El buen funcionamiento de cualquier sociedad, empresa, organismo o institución depende de una normativa bien configurada y de la asignación de cargos y responsabilidades a las personas que desempeñen su vida laboral o una actividad en específico, dentro de los entes antes mencionados. Todas las actividades deben ser desarrolladas bajo el orden establecido y llevada a cabo por sus respectivos responsables. Es así, que ante cualquier evento ordinario o imprevisto de funcionamiento, se sabe a quién acudir; bien sea para un trámite regular, o inclusive, un reclamo.

En lo que a una copropiedad horizontal respecta, aquí en Colombia, la ley 675 de 2001 dictamina los reglamentos para su funcionamiento y qué representantes, ante la ley, son los encargados de realizar su gestión administrativa. En primera instancia se crea una Asamblea General de Copropietarios, que tiene la potestad de conformar un Consejo de Administración (ciertas condiciones aplican para su creación, en algunos caso es obligatoria, en otros no). Exista o no, este consejo, lo que sí contempla la ley es que haya un Administrador.

Definidos los protagonistas de la gestión administrativa de una copropiedad horizontal, sus funciones y responsabilidades, cada uno se limitará a las labores designadas por la ley 675 de 2001 y al reglamento interno del inmueble. En ocasiones, esto no se cumple por diversos factores, como: error de interpretación de la ley o desconocimiento de la misma, mala gestión de los encargados, normas internas confusas, etc.

Aquí nos concentraremos en el Consejo de Administración y el alcance de sus competencias. Este es un órgano que crea la Asamblea General de Copropietarios y al cual delega funciones de coordinar y asesorar a la administración en funcionamiento de la copropiedad horizontal, sirviendo así de intermediario entre los copropietarios y el administrador. Hagamos una revisión de las funciones de este consejo y casos en los que se extralimita:

·         Los consejeros deben trabajar a la par con el administrador, en función de los objetivos y necesidades del conjunto. Es un trabajo complementario, no se debe interpretar como un intercambio de roles, puesto que cada uno debe cumplir su función sin invadir la actividad del otro.
 
·         El  Consejo Administrativo es un asesor del administrador y garante de que la ley y reglamentos internos sean cumplidos, por lo que no puede ordenarla a la administración lineamientos que vayan en contra de estos principios.
 
·         La asamblea general puede delegar la contratación del administrador al presidente del consejo, mas esto no significa que se establezca una relación de jefe-empleado. Ya que la ley no establece una jerarquía entre ellos. Son órganos que trabajan a un mismo nivel y se complementan en sus labores.
 
·         Los integrantes del Consejo de Administración deben estar en calidad de paz y salvo, para poder optar y ejercer su cargo. No tener deuda alguna respecto a los requerimientos administrativos como pagos regulares o extraordinarios. Todos estos, contemplados en el reglamento de propiedad horizontal.
 
·         Se debe llevar un registro de actas, sobre cada uno de las resoluciones pactadas por los consejeros para que el administrador lleve a cabo. El consejo no puede obligar la ejecución de una recomendación si no consta en acta.
 
·         Así como el consejo no puede realizar las labores del administrador, tampoco puede entorpecer las decisiones tomadas por la Asamblea General.
 
·         Los estados financieros presentados por el administrador, solo pueden ser aprobados por la Asamblea General de copropietarios. Así está establecido en la ley 675 de 2001. El consejo no puede realizar este papel fiscalizador.
 
·         Los miembros del Consejo de Administración solo pueden ser elegidos, o desvinculados de su cargo, por la Asamblea General.
 
·         Los consejeros no devengan ninguna retribución monetaria por su actividad. Aunque la ley no prohíbe que se pueda destinar un pago para estos cargos de consejería; en cuyo caso la Asamblea General sería el ente que determine dicho pago.
 
·         La Consejería no puede hacer la figura de  representación de los copropietarios ante terceros. Esto le compete al administrador.
 
·         Todo acto y decisión del Consejo de Administración debe ir enfocado hacia el cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal. No debe actuar en función de parcialidades o ventajismos, por el contrario, debe asegurar la convivencia y buenas costumbres de los habitantes del conjunto.
 
·         El periodo de duración de la gestión de Consejería, así como la frecuencia de sus reuniones, lo establece la normativa de propiedad horizontal. De ninguna manera lo debería imponer el mismo Consejo.
 
·         En conjunto con el administrador, los consejeros realizan la revisión de balances generales, presupuestos u otros requerimientos de la propiedad horizontal. Esta función no puede cumplirla de forma independiente.
 
·         El Consejo Administrador es un órgano que vigila que se cumplan los propósitos de la asamblea, así como también que se cumplan sus reglamentos y tiene el poder de sancionar, en aquellos casos que no se cumplan. Pero nunca podrá modificar dichos reglamentos.
 
·         La Consejería debe plantear a la asamblea normativas de uso de los bienes comunes, presentar planes de modificaciones o reparaciones de los mismos. Pero, el poder de decisión y ejecución es de la asamblea general.
 
La tarea del Consejo de Administración se bifurca en dos ejes de acción: En el aspecto económico, supervisar y asesorar las funciones del administrador. De manera paralela, en el aspecto de convivencia, su deber y responsabilidad es velar que se cumplan los reglamentos de la propiedad horizontal supeditados a la ley 675 de 2001. Las normas internas del conjunto deben estar bien definidas, para que no surjan interpretaciones erróneas, o vacíos, que perjudiquen los objetivos y propósitos de la Asamblea General.
 
Tanto los consejeros, como el administrador, deben ser personas aptas para desarrollar sus funciones. Conocer de prácticas administrativas, aplicación de leyes para establecer reglamentos que no violen la ley 675 de 2001 u otras leyes, como las ambientales. Pero, más importante aún, es que estas personas deben tener la voluntad de trabajo y honestidad. Ya que se puede tener un cuerpo de leyes bien estructurado, pero si los encargados de ejecutarlas, violan estos acuerdos, extralimitándose en sus funciones, será letra escrita muerta y la convivencia en esa copropiedad horizontal se verá afectada por diversos problemas.