La administración eficiente en PH: Cómo mejorar la gestión en propiedad horizontal

Una actividad que se desarrolla en muchos ámbitos y que resulta primordial en cualquiera de ellos, es la administración eficiente en PH. Es tan importante porque si se realiza de una manera apropiada, no habrá problemas en esa empresa, institución u organismo donde se esté haciendo la labor administrativa. Por el contrario, si no se lleva de manera correcta el proceso administrativo, los inconvenientes y conflictos pueden tomar escalas inimaginables, llegando incluso a afectar a muchas personas.

Cuando se habla de administración eficiente, lo primero que se nos viene a la mente son palabras como recursos monetarios, finanzas, etc. Pero es mucho más que eso. Implica manejar y distribuir diferentes tipos de recursos, además de dirigir y organizar las actividades individuales y colectivas que se enfocan en la consecución de objetivos. También implica gobernar un territorio, comunidad u organismo y manejar la economía de una persona o entidad.

Como vemos, la administración eficiente en PH está presente en cualquier parte a menor o gran escala, y se puede manejar y dirigir cualquier tipo de recursos. Esto nos lleva a hablar del tema que nos interesa: cómo lograr una administración eficiente en una propiedad horizontal y la manera más adecuada de hacerlo. Existen diversas causas por las que esta tarea tan importante puede convertirse en un reto. Una de ellas es asumir que es una actividad mecánica y sencilla, que basta con seguir los lineamientos de la ley 675 de 2001 y el reglamento interno de la copropiedad, por ejemplo.

Sea una propiedad horizontal de uso residencial, comercial o mixto, su administración eficiente puede afectar la forma de vida, e incluso el trabajo de muchas personas. Es ahí donde radica su importancia: manejar apropiadamente las actividades y recursos de la copropiedad, así como garantizar el uso adecuado, mantenimiento y funcionamiento de todos sus espacios y áreas comunes. El objetivo final de una administración eficiente en PH es asegurar la buena convivencia y la solvencia financiera del conjunto o edificio, siempre dentro del marco legal.

Desde su concepción, la propiedad horizontal es una persona jurídica y, como tal, debe alinearse a los principios administrativos. La ley 675 de 2001, en su artículo 32, establece que:

“Objeto de la persona jurídica. La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal”.

Funciones del Administrador

La persona jurídica es representada por la asamblea general, la cual selecciona al responsable de su administración. La misma ley 675 de 2001, en su artículo 51, describe las funciones del administrador:

Convocar a la asamblea general para someter a aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, junto con un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual.
Llevar bajo su responsabilidad la contabilidad del edificio o conjunto.
Someter a juicio del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
Cuidar y vigilar los bienes comunes y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos conforme a las facultades y restricciones del reglamento de propiedad horizontal.
Hacer la cobranza de cuotas ordinarias y extraordinarias a los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular, iniciando oportunamente el cobro judicial cuando sea necesario.

Estas son algunas de las funciones del administrador, además de que es el representante legal de la propiedad horizontal y se encarga de su gerencia y de sus fondos monetarios. Para fines legales, es la autoridad civil encargada de la comunidad de copropietarios. Las funciones descritas anteriormente deben desarrollarse aplicando principios administrativos, para garantizar una administración eficiente en PH. Veamos algunos de estos criterios:

Establecer objetivos y las acciones para conseguirlos: planificación
Estructurar y ordenar las acciones para lograr los objetivos: organización
Orientar e impulsar las acciones en función de los objetivos: dirección
Integrar y engranar todas las acciones: coordinación
Verificar que las acciones cumplen con lo planificado: control

Ya estamos al tanto del responsable de la administración, sus principales funciones y los principios administrativos que deben guiar su gestión. Para alcanzar una administración eficiente en PH, el administrador debe poseer ciertas cualidades y aptitudes que le permitan llevar a cabo su labor con éxito. Además de sus habilidades como gestor, debe ser un buen comunicador, conciliador, con sentido común y un conocimiento profundo de aspectos legales y técnicos. En resumen, debe ser alguien con múltiples conocimientos, en constante actualización.

Un aspecto crucial para una administración eficiente en PH es la comunicación efectiva que el administrador mantenga con la asamblea general, el consejo de administración y los copropietarios. Esto garantiza que todos estén informados sobre la gestión y las actividades en la copropiedad. La tecnología puede ser una herramienta ideal para este propósito, facilitando tanto la difusión de información como la atención a inquietudes y reclamos.

Cuentas claras conservan amistades. Un administrador transparente en su gestión es clave para una administración eficiente en PH. Es recomendable que mantenga a los copropietarios informados sobre el uso de los recursos económicos. La tecnología puede facilitar esta transparencia mediante software que emita reportes regulares sobre la labor administrativa, evitando que sea necesario esperar hasta el final de la gestión para evaluar si ha sido eficaz.

Un aspecto fundamental para lograr una administración eficiente en PH es el control de la cobranza. El administrador debe planificar y asegurar que los copropietarios realicen sus pagos de manera oportuna. Nuevamente, el uso de software puede ser útil para sistematizar este proceso, emitir recibos de cobro, enviar recordatorios y hacer seguimiento hasta que los pagos sean efectivos. La tecnología también ofrece varios canales de pago, lo que puede incentivar a los copropietarios y reducir la morosidad.

Así como el administrador debe estar atento a la solvencia de los copropietarios, también debe asegurar el pago puntual a los proveedores de bienes y servicios. Esto es especialmente importante si se manejan créditos, ya que mantener una buena reputación de la propiedad horizontal y del administrador es fundamental. Un software de gestión puede ayudar a controlar los estados de cuenta y evitar problemas financieros.

La administración eficiente en PH es posible si se cumplen los requisitos legales, se cuenta con un administrador capacitado y se utilizan herramientas tecnológicas que faciliten la tarea. Administrar una copropiedad debe seguir los mismos principios que la gestión de una empresa, lo que garantizará edificaciones bien conservadas, el mantenimiento de su valor y una convivencia armoniosa.

Esperamos que esta información te sirva y te haga reflexionar sobre la importancia del rol del administrador y su impacto en el buen funcionamiento de tu copropiedad. Así es como se logra una administración eficiente en PH.