¿Cómo mejorar la gestión de cobranza en PH? Estrategias y tecnología

Una propiedad horizontal, sea de uso residencial, comercial o mixto, reviste una gestión de cobranza en PH eficiente para su correcto funcionamiento. Esta labor debe ser encabezada por la figura del administrador o, en su caso, por el consejo de administración. El manejo adecuado de los recursos es crucial, ya que una copropiedad es también una fuente de ingresos para un grupo de personas, lo que beneficia la economía local.

De igual forma, una apropiada gestión de cobranza asegura que se contará con los fondos necesarios para el mantenimiento del inmueble y para los pagos que, como persona jurídica, está comprometida a cancelar. El mayor obstáculo para que una propiedad horizontal cumpla con este tipo de obligaciones económicas suele ser la cobranza de las cuotas ordinarias a todos los copropietarios, lo que pone en riesgo su estabilidad financiera.

La gestión de cobranza en PH, de manera histórica, ha sido el principal motivo de conflictos entre copropietarios y administradores. Es un proceso que debe manejarse con mucho tacto, sentido común e inteligencia, ya que, de lo contrario, puede desencadenar un mal ambiente de convivencia y generar inestabilidad financiera, afectando directamente la conservación de la edificación y sus zonas comunes, lo que deprecia el valor del inmueble.

Por esta razón, siempre se ha buscado agilizar y hacer más efectivo el “odioso” proceso de cobranza, ya que, aunque a menudo se percibe negativamente, es una actividad estratégica que permite analizar de forma permanente el estatus de las personas que adeudan. Con esto, es posible establecer los métodos de pago más adecuados que se adapten a cada uno de los deudores.

Otra realidad que se presenta ocasionalmente es cuando los deudores sienten que más que una simple cobranza, es una persecución personal hacia ellos, lo cual puede ser un detonante de conflictos. Esto sucede cuando no existe una comunicación efectiva que les haga comprender la importancia de estar al día con los pagos, fomentando el hábito de solvencia, lo cual beneficia a todos.

Crear esa sana cultura de pago incide de manera positiva en la convivencia y económicamente, le da una estabilidad financiera a la copropiedad para responder por gastos ordinarios y extraordinarios. Con estos resultados a la vista de todos, la gestión de cobranza en PH será mucho más fácil de gestionar. Y como toda empresa, si se está en números azules, habrá un fondo de reserva que se podrá destinar a la reinversión en el inmueble, aumentando su valor.

Ante los casos de morosidad, la práctica común es hacer un cobro reiterado mediante llamadas o visitas, lo que a largo plazo logra el efecto contrario, poniendo a la persona en indisposición al pago. Con una gestión de cobranza en PH bien estructurada, se podrá identificar aquellos casos de cobranza no efectiva y los posibles motivos por los cuales estas personas no realizan a tiempo sus pagos.

Asimismo, se podrá disponer de una serie de estrategias para lograr el objetivo, siempre evitando recurrir a medidas extremas, como las sanciones correspondientes en estos casos, mismas que están contempladas en la ley. De ahí que sea tan importante el diálogo consciente para preservar la buena convivencia y fomentar una sana cultura de pago.

¿Por dónde empezar para mejorar el proceso de cobranza? Una de las primeras acciones es tener conocimiento del estado de la gestión de cobranza, es decir, saber quiénes están al día y quiénes están en mora. De este segundo grupo, se hace una lista y se procede a analizar cada caso para definir una forma de pago acorde. Esto permitirá optimizar la gestión de cobranza en PH.

Para el análisis de esta lista, es recomendable organizarla bajo los siguientes criterios de prioridad: monto de la deuda, antigüedad de la deuda, tipo de deudor y antigüedad del deudor.

El siguiente paso, una vez definida la lista y su respectivo análisis, es utilizar una poderosa herramienta: la comunicación. Este es un factor clave, ya que se debe diseñar un diálogo adecuado para manejar todas las posibles situaciones que se presenten al hablar con el deudor. Este guión de procedimiento debe ser emocionalmente inteligente y adaptarse a cada caso, pues su objetivo es proporcionar las condiciones para una negociación que resulte en un compromiso de pago.

Otra estrategia para mejorar la gestión de cobranza en PH es hacer uso de la tecnología. En esta era digital, muchos estamos ya habituados a su uso. Con la lista segmentada y el diálogo diseñado para cada caso, se pueden automatizar llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos.

Esta metodología no solo agiliza la gestión de cobranza para recuperar pagos atrasados, sino también para el cobro regular de las cuotas ordinarias. Permite recordar las próximas fechas de pago, recibos vencidos, el monto a pagar y el método más conveniente para realizarlo.

Regresando al tema de la era digital, la tecnología avanzada nos ofrece software con múltiples funciones que aportan beneficios impensados años atrás. Estos programas almacenan infinidad de datos, permitiendo llevar a cabo los procesos administrativos de manera eficiente. En el caso de la gestión de cobranza en PH, el software distingue entre quienes están al día y quienes no, además de fijar fechas límite y alertar sobre el vencimiento de recibos.

Un software sistematiza todo, lo que disminuye el riesgo de errores o distracciones humanas. Esta es una gran ventaja, ya que agiliza tiempos, reduce costos y optimiza la gestión de cobranza en PH a un nivel muy alto. Además, facilita los pagos mediante transferencias electrónicas, gracias a su interconectividad con otras plataformas tecnológicas como portales bancarios o redes sociales como WhatsApp y Facebook, manteniendo un contacto permanente entre las partes involucradas.

La cobranza, ya sea en una propiedad horizontal o en cualquier otro ámbito, siempre tiene un sello negativo. Esto se debe a un mal manejo en la forma de hacerla, principalmente por dos factores: la comunicación y la cultura de pago. Con un diálogo adecuado se pueden lograr muchas cosas, incluso crear el hábito de pagar al día, lo cual se percibe como un beneficio para todos.

Lo antes expuesto refleja el factor humano en la gestión de cobranza en PH. A esto se le debe sumar el factor tecnológico. La sinergia entre ambos es lo que asegura la gestión de cobranza en PH, maximizando su efectividad y minimizando los costos. Esto trae como resultado unas finanzas limpias y estables para la copropiedad.

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