5 consejos para asambleas de copropietarios exitosas

La preparación de asambleas de copropietarios incluye la planeación y la organización como elementos claves para obtener resultados visibles. Este tipo de reuniones,se realizan anualmente en inmuebles.

Cada reunión de copropietarios puede tener objetivos y propósitos diferentes, como comunicar información, discutir temas importantes y resolver problemas. Sin embargo, la forma en que se llevan a cabo estas reuniones puede variar considerablemente.

En este blog queremos recomendarte 5 consejos fundamentales para preparar asambleas de copropietarios, rápidas y efectivas. Además, pueden ser claves para obtener resultados exitosos.

Para llevar a cabo una asamblea de copropietarios exitosa, es necesario cumplir con ciertas leyes y reglas de funcionamiento, así como tener en cuenta los aspectos logísticos de la realización del evento. La buena organización es esencial para que la asamblea sea exitosa, y una correcta planificación permite que las discusiones y deliberaciones se desarrollen de manera ordenada y sin contratiempos.

#1 Planeación y organización

La planeación y la organización son elementos clave para la preparación de asambleas de copropietarios. Por ejemplo, si la asamblea es presencial es necesario cumplir con los protocolos de bioseguridad para Covid-19.

Por otro lado, cuando la asamblea es virtual, es fundamental asegurarse de disponer de todos los medios idóneos y necesarios. Es decir, buena conexión a Internet, cámara web, micrófono y una plataforma sencilla y amigable.

#2 Documentación

Es pertinente anexar a la convocatoria, todos los documentos administrativos y financieros relacionados con la asamblea. Así, pueden ser analizados y evaluados por los copropietarios con suficiente tiempo de antelación.

Es decir, pueden ser leídos, interpretados, analizadas todas las cifras que llamen la atención y asumir una postura al respecto. Por ejemplo, aprobar o desaprobar los temas propuestos para la asamblea.

De esa manera, todos los asistentes pueden tener conocimiento y control sobre los temas a discutir. También, pueden hacer intervenciones de calidad y aportes valiosos al respecto.

#3 Mantener una actitud profesional y respetuosa

Para mantener el orden y la concordia es necesario asumir y sostener una actitud profesional y respetuosa durante toda la asamblea. De esta manera, es más fácil evitar problemas o malentendidos.

En este contexto, es importante elegir como presidente a una persona preparada. Además, con habilidades para cumplir muy bien su función como moderador. Esto se debe a que, del buen manejo de la asamblea, depende su éxito.

Finalmente, es indispensable que asuma una postura neutral y evite expresar posturas sesgadas sobre los puntos a tratar. Tampoco debe tratar de centrar el debate sobre un asunto en particular.

#4 Convocatoria

La convocatoria es un elemento significativo del cual depende la asistencia a la asamblea de copropietarios. Cuando es bien elaborada y comunicada es factible contar con la asistencia de la mayoría de los copropietarios posibles.

Además, se evita tener que posponer la asamblea por falta de quórum y todas las opiniones pueden ser tomadas en cuenta.

Hay que resaltar que la convocatoria debe hacerse en la forma y época establecidas en el reglamento de propiedad horizontal. Además, con una anticipación no menor a 15 días en calendario.

De no darse la reunión, por falta de quórum, se debe convocar a una nueva que se hará al tercer día hábil de la convocatoria inicial. En este caso, se podrá sesionar con un número plural de copropietarios asistentes.

Finalmente, la convocatoria debe:

• Señalar fecha, hora y lugar de la reunión.
• Especificar el orden del día.
• Tener anexo el formato de autorización o poder para que, quienes no pueden asistir, otorguen mandato a una tercera persona.

#5 Buen manejo del tiempo

Para todas las personas el tiempo es realmente valioso. En consideración, el buen manejo del tiempo, en la exposición de motivos y las intervenciones, es clave.

Mientras más ágil y rápida resulte la asamblea, será mejor para todos.

Otra manera de agilizar el tiempo de duración de la asamblea es responder las dudas de los copropietarios con anterioridad. Considera que toda duda resuelta durante la gestión es una inquietud menos que atender durante la asamblea.

La organización de las asambleas de copropietarios exitosas es un proceso muy importante para las propiedades horizontales, ya que se discuten temas relevantes como las finanzas, los activos y la convivencia en un ambiente adecuado. También se evalúa la gestión del administrador, el consejo de administración y el revisor fiscal. Conocer los 5 consejos presentados en este artículo puede ayudar a ahorrar tiempo y prevenir problemas. Además, una buena organización puede fomentar un ambiente de confianza y convivencia sana entre todos los participantes.