¿Cómo mejorar el proceso de cobranza en PH?

Una propiedad horizontal, sea de uso residencial, uso comercial o uso mixto, reviste una gestión administrativa y de convivencia para su funcionamiento. Esta labor debe ser encabezada por la figura del administrador, o en su caso, del consejo de administración; lo delicado de esta tarea es el adecuado manejo que se haga de los recursos, ya que una copropiedad es también una fuente de ingresos para un grupo de personas, lo que beneficia la economía local.

De igual forma, una apropiada gestión administrativa asegura que se contará con los fondos necesarios para el mantenimiento del inmueble y pagos, que éste, como persona jurídica está comprometido a cancelar. La mayor piedra de tranca para que una propiedad horizontal responda por este tipo de obligaciones económicas, tal vez sea, la cobranza de sus cuotas ordinarias a todos los copropietarios; lo que la pone en riesgo en su estabilidad financiera.

La cobranza en una propiedad horizontal, de manera histórica, ha sido el principal motivo de conflictos entre copropietarios y administradores. Es un proceso que se debe manejar con mucho tacto, sentido común e inteligencia, ya que de lo contrario se desencadena en un mal ambiente de convivencia y en una inestabilidad financiera, que afecta de manera directa la conservación de la edificación y sus zonas comunes, ya que deprecia el valor del inmueble.

Esta es la razón por la que siempre se ha buscado agilizar y hacer más efectivo el “odioso” proceso de cobranza, porque ciertamente a momentos se le percibe como algo negativo, pero es todo lo contrario. Recordemos que es una actividad estratégica que permite analizar, de forma permanente  el estatus de las personas que adeudan. Y con esto, establecer los métodos más adecuados de pago que se adapten a cada uno de los deudores.

Otra realidad que se presenta, ocasionalmente, es cuando los deudores sienten que más que una cobranza, es una persecución hacia ellos; se lo toman como algo personal y es detonante para otros conflictos. Esto se da cuando no hay una comunicación efectiva, que haga crear consciencia sobre la importancia de estar al día con los pagos, crear el hábito de la solvencia, puesto que es en beneficio para todos.

Crear esa sana cultura de pago, incide de manera positiva en la convivencia y económicamente, le da una estabilidad financiera a la copropiedad para responder por gastos ordinarios y extraordinarios. Con estos resultados a la vista de todos, la cobranza será mucho más fácil de gestionar. Y como toda empresa, si se está en números azules, habrá un fondo de reserva, que se puede destinar para reinversión en el inmueble, redundando en su valor.

Ante los casos de morosidad, la práctica común es hacer un cobro reiterado mediante llamadas o visitas, que a la larga logra el efecto contrario, poniendo a la persona en indisposición al pago. Con una gestión de cobranza bien establecida, se tendrá precisado aquellos casos de cobranza no efectiva y los posibles motivos, por los cuales esta persona no realiza a tiempo sus pagos.

Así mismo, se podrá disponer de una serie de estrategias para lograr el objetivo, siempre evitando recursos extremos, como las sanciones correspondientes en estos casos; mismas que están contempladas en la ley. De ahí que es tan importante el dialogo consciente para conservar la buena convivencia y la sana cultura de pago.

¿Por dónde empezar para mejorar el proceso de cobranza? Una de las primeras acciones es tener conocimiento del estado de la cobranza, es decir, saber quienes están al día y quienes están moroso, lógicamente. De este segundo grupo, se hace una lista y se procede a hacer un análisis de cada caso, para así definir una forma de pago acorde. Lo que permitirá optimizar la gestión de cobranza.

Para el análisis de esta lista, es recomendable organizarla bajo los siguientes criterios de prioridad: monto de la deuda, antigüedad de la deuda, tipo de deudor y antigüedad del deudor.

El siguiente paso, una vez definida la lista y su respectivo análisis, es utilizar una poderosa herramienta, la comunicación. Este es un factor clave, porque se debe diseñar un dialogo pertinente, a fin de manejar todas posibles situaciones que se presenten al momento de hablar con el deudor. Este guion de procedimiento debe ser emocionalmente inteligente, moldeable a cada caso, ya que su objetivo es proporcionar todas las condiciones para una negociación, de la cual resulte un compromiso de pago.

Otra estrategia para mejorar la cobranza, es hacer uso de la tecnología. Visto que estamos en la era digital y un gran porcentaje de todos nosotros ya estamos habituados a su uso. Con la lista anterior, bien segmentada y con el dialogo diseñado para cada caso, se puede hacer uso automatizado de llamadas telefónicas, mensajes de texto y correos electrónicos.

Esta metodología agiliza la cobranza, no solo para recuperar pagos atrasados, sino también, el cobro regular de las cuotas ordinarias. Ya que esta permite recordar las próximas fechas de pago, recibos vencidos, el monto a pagar y el método más conveniente para realizarlo.

Pero, regresemos a la temática de la era digital. La tecnología tan avanzada, pone a nuestra disposición software con múltiples funciones que se traducen en beneficios impensados años atrás. Estos programas albergan infinidad de datos, con los cuales se llevan los procesos administrativos, en el caso de la cobranza, disgrega quienes están al día en los pagos y los que no; también puede fijar fechas tope y alertar el vencimiento de un recibo.

Un software sistematiza todo, lo que disminuye el riesgo del error y/o distracción humana; Esta es una gran ventaja que agiliza tiempos, reduce costos y, en general, optimiza la cobranza a un muy alto nivel. Inclusive, facilita los pagos por transferencias electrónicas, debido a su interconectividad con otras plataformas tecnológicas; sean portales de entidades bancarias como a redes sociales como Whatsapp, Facebook, etc. Donde se mantiene un contacto permanente entre las partes implicadas.

La cobranza, sea en una propiedad horizontal o en cualquier otro ámbito, siempre tiene un sello negativo. Esto se debe a un mal manejo en la forma de hacerlo, básicamente por dos factores: la comunicación y la cultura de pago. Con un dialogo adecuado se pueden lograr muchas cosas, inclusive crear el hábito de pagar al día, porque se puede crear la mentalidad de que es un beneficio para todos.

Lo antes expuesto, es el factor humano en la cobranza. A este se le debe sumar, el factor tecnológico. La sinergia entre estos dos es lo que asegura la cobranza, maximizando su efectividad y minimizando los costos; lo que trae como resultado unas finanzas limpias y estables de nuestra copropiedad.

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