Una actividad que se desarrolla en muchos ámbitos y que resulta primordial en cualquiera de ellos, es la administración. Es tan importante porque si se realiza de una manera apropiada, no habrá problemas en esa empresa, institución u organismo donde se esté haciendo la labor administrativa. Por el contrario si no se lleva de manera correcta el proceso administrativo, los inconvenientes y conflictos pueden tomar escalas inimaginables. Llevar a la quiebra y afectar a muchas personas.
Cuando se habla de administración eficiente, lo primero que se nos viene a la mente, son palabras como recursos monetarios, finanzas, etc. Pero es mucho más que eso, implica manejar y distribuir diferentes tipos de recursos, se encarga de dirigir y organizar las actividades individuales y colectivas que se enfocan en la consecución de objetivos. También es gobernar un territorio, comunidad u organismo y manejar la economía de una persona o de una entidad.
Como vemos, administrar está presente en cualquier parte a menor o gran escala, y se puede manejar y dirigir cualquier tipo de recursos. Esto nos trae a tocar el tema en específico que nos interesa, la administración eficiente en una propiedad horizontal y la manera más adecuada de hacerlo. Son variadas las causas por las que esta tarea tan importante se convierte en un dolor de cabeza, una de ellas es asumir que es una actividad mecánica y sencilla, que basta con seguir los lineamientos de la ley 675 de 2001 y el reglamento interno de la copropiedad, por ejemplo.
Sea una propiedad horizontal de uso residencial, comercial o mixto, su administración puede afectar la forma de vida, e incluso el trabajo de muchas personas. Es ahí que radica su importancia, manejar apropiadamente las actividades y recursos de la copropiedad, así como también garantizar el uso adecuado, mantenimiento y funcionamiento de todos sus espacios y áreas comunes. Ya que el objetivo es la buena convivencia y la solvencia financiera del conjunto o edificio, siempre dentro del marco legal. A eso nos referimos con administración eficiente en la propiedad horizontal
Desde el momento de su concepción la propiedad horizontal es una persona jurídica y como tal debe asumirse y alinearse a los principios administrativos. Tal como reza la ley 675 de 2001, en su artículo 32:
“Objeto de la persona jurídica. La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal”.
Funciones del Administrador
La persona jurídica será representada por la asamblea general, y es esta la que selecciona al responsable de su administración. La misma ley 675 de 2001, en su artículo 51, describe las funciones del administrador.
- Convocar a la asamblea general a reuniones para someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual.
- Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
- Someter a juicio del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
- Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.
- Hacer la cobranza, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, a los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
- Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general.
Estas son algunas de las funciones del administrador, además de que es el representante legal de la propiedad horizontal y se encarga de su gerencia y sus fondos monetarios. Para fines legales es la autoridad civil encargada de la comunidad de copropietarios. Sus anteriores funciones descritas debe desarrollarlas haciendo uso de principios administrativos, para así poder realizar una administración eficiente en la propiedad horizontal, veamos algunos de estos criterios:
- Establecer objetivos y las acciones para conseguirlos, planificación
- Estructurar y ordenar las acciones para lograr los objetivos, organización
- Orientar e impulsar las acciones en función de los objetivos, dirección
- Integrar y engranar todas las acciones, coordinación
- Verificar que las acciones cumplen con lo planificado, control
Ahora bien, ya estamos al tanto del responsable de la administración, sus funciones principales y los principios administrativos bajo los cuales debe actuar para su gestión. En su perfil debe tener ciertas cualidades y aptitudes para llevar a cabo con éxito su labor, que sea eficiente al final del camino, cuya meta principal es la administración eficiente de la propiedad horizontal. Aunado a sus dotes de administrador, debe ser un buen comunicador, una persona conciliadora, mucho sentido común, conocedor de aspectos legales y técnicos; en fin, alguien que sepa de varios temas y en constante preparación.
Un aspecto muy importante a cerca de una administración eficiente en una propiedad horizontal, es la comunicación efectiva que mantenga su administrador con la asamblea general, el consejo de administración y el resto de copropietarios; ya que esta permite mantener informados a todos de su gestión y de las diferentes actividades que tienen vida en la copropiedad. Una manera ideal para compartir este tipo de información, es haciendo uso de la tecnología, y a través de este mismo canal, puede atender inquietudes y reclamos de los copropietarios.
Cuentas claras conservan amistades. Un administrador debe ser transparente en su gestión, por eso una sana práctica es mantener informados a los copropietarios sobre el uso que se le da a los recursos económicos. La misma tecnología puede ayudar con esto, a través de un software que emita reportes, regularmente, de la labor administrativa y así no será necesario esperar hasta el final de su gestión, una rendición de cuentas para saber si su administración fue eficiente.
Un punto clave para que cualquier administración sea eficiente, es la cobranza. En este particular, el administrador debe obrar de manera muy planificada y estar atento a que todos los pagos se hagan efectivos, por parte de los copropietarios. De nuevo un software permite sistematizar este proceso, tanto para emitir recibos de cobros, recordatorios, como para hacer un seguimiento hasta que se haga efectivo el pago. La tecnología pone a disposición varios canales de pago, lo que puede incentivar a los copropietarios y disminuir la morosidad.
Así como el administrador debe estar vigilante de la solvencia en los pagos de los copropietarios, también debe estar al día con el pago a los proveedores de bienes y servicios de la copropiedad. Sobre todo si se cuenta con créditos, lo más conveniente es estar al día, por el buen nombre de la propiedad horizontal y de la misma persona del administrador; además de llevar unas finanzas sanas. Para esto también puede hacer uso de un software, donde llevará la relación de estados de cuenta.
La administración eficiente de una propiedad horizontal es posible, siempre y cuando se cumpla con los requerimientos de ley, con un administrador que tenga las mejores cualidades y aptitudes para su gestión, y que se cuente con una tecnología que facilite todos los procesos inherentes a la tarea administrativa. Por último agregar, que administrar una copropiedad se debe hacer bajo los mismos principios con que se gestiona una empresa, de esta forma tendremos edificaciones bien conservadas, sin perder su valor y una buena convivencia en su interior.
Esperamos que esta información te sirva y llame tu atención sobre la importancia del rol del administrador y su impacto para el buen funcionamiento de tu copropiedad. De eso se trata la administración eficiente de una propiedad horizontal.
Comparte:
más Posts
Personal Especializado para Club House Residencial: Una Inversión en Calidad
En el panorama de las comunidades residenciales modernas, el Club House se erige como un símbolo de lujo, confort y comunidad. No se trata simplemente de un edificio o una serie de instalaciones recreativas; es un refugio para el esparcimiento, un epicentro de actividades comunitarias, y un punto de encuentro para la socialización y el ocio.
Transformación de Espacios Comunes: El Rol Fundamental de los Anfitriones de Aseo y Cafetería
En el ámbito del mantenimiento y gestión de espacios, una figura se destaca por su impacto significativo: los Anfitriones de Aseo. En Anna Group, elevamos su rol a un nivel superior, reconociéndolos como AnnaWorkers, verdaderos artífices en la transformación y el cuidado de áreas comunes. Su contribución va más allá de la limpieza, incidiendo profundamente en la experiencia de cada espacio.
Toderos en Acción: Estrategias y Herramientas para un Mantenimiento Efectivo
En el mundo del mantenimiento de infraestructuras, los toderos emergen como figuras esenciales. Estos profesionales altamente versátiles y capacitados llevan a cabo una variedad de labores de mantenimiento, utilizando un conjunto diverso de herramientas para garantizar la operatividad y seguridad de los espacios.
Estrategias Efectivas para el Mantenimiento de Club House en Conjuntos Residenciales
El concepto de un Club House en conjuntos residenciales ha evolucionado significativamente en los últimos años, convirtiéndose en mucho más que un simple espacio de encuentro; se ha transformado en un epicentro de actividades sociales, recreativas y culturales para la comunidad.
Cómo la Administración de Propiedad Horizontal Impacta en la Valorización de tu Propiedad
La propiedad horizontal, una modalidad de propiedad inmobiliaria que incluye desde apartamentos en edificios multifamiliares hasta casas en urbanizaciones cerradas, se ha convertido en una forma de vida predominante en numerosas ciudades alrededor del mundo. Esta forma de vivienda colectiva implica no solo compartir espacios y recursos, sino también responsabilidades y decisiones a través de la administración de la propiedad. Esta administración, conocida como administración de propiedad horizontal, es fundamental en el día a día de sus habitantes, ya que abarca desde el mantenimiento de áreas comunes y servicios esenciales hasta la gestión de conflictos y la implementación de reglamentos internos.
Consejos de expertos para maximizar los beneficios de empresas de aseo en centros comerciales
En la era de la experiencia del cliente, los centros comerciales no solo son destinos de compras, sino espacios de socialización y entretenimiento. En este contexto, el aseo para centros comerciales es crítico no solo para la salud y seguridad, sino también para la percepción y la experiencia del cliente. Las empresas especializadas en aseo para centros comerciales juegan un papel vital en mantener estos espacios acogedores y atractivos. Sin embargo, enfrentan desafíos únicos debido a la magnitud, diversidad de espacios, y el flujo constante de personas. En este artículo, exploraremos estrategias expertas para que las empresas de aseo maximicen sus beneficios mientras mantienen los centros comerciales impecables.
5 Errores Comunes en Mantenimientos Locativos y Cómo Evitarlos
El mantenimiento locativo es una piedra angular en la administración eficiente de copropiedades. Se trata de una serie de acciones que, de manera estratégica y metódica, buscan conservar y restaurar la infraestructura y los servicios de las edificaciones para garantizar su funcionalidad y seguridad. En este contexto, un enfoque proactivo es decisivo, ya que permite identificar y abordar problemas incipientes antes de que evolucionen en situaciones críticas que requieran intervenciones costosas y disruptivas. Los administradores de estas propiedades, por tanto, no solo tienen la responsabilidad de resolver los problemas conforme surgen sino también de anticiparse a ellos mediante un monitoreo constante y una planificación detallada.