La administración eficiente en PH

Una actividad que se desarrolla en muchos ámbitos y que resulta primordial en cualquiera de ellos, es la administración. Es tan importante porque si se realiza de una manera apropiada, no habrá problemas en esa empresa, institución u organismo donde se esté haciendo la labor administrativa. Por el contrario si no se lleva de manera correcta el proceso administrativo, los inconvenientes y conflictos pueden tomar escalas inimaginables. Llevar a la quiebra y afectar a muchas personas.

Cuando se habla de administración eficiente, lo primero que se nos viene a la mente, son palabras como recursos monetarios, finanzas, etc. Pero es mucho más que eso, implica manejar y distribuir diferentes tipos de recursos, se encarga de dirigir y organizar las actividades individuales y colectivas que se enfocan en la consecución de objetivos. También es gobernar un territorio, comunidad u organismo y manejar la economía de una persona o de una entidad.

Como vemos, administrar está presente en cualquier parte a menor o gran escala, y se puede manejar y dirigir cualquier tipo de recursos. Esto nos trae a tocar el tema en específico que nos interesa, la administración eficiente en una propiedad horizontal y la manera más adecuada de hacerlo. Son variadas las causas por las que esta tarea tan importante se convierte en un dolor de cabeza, una de ellas es asumir que es una actividad mecánica y sencilla, que basta con seguir los lineamientos de la ley 675 de 2001 y el reglamento interno de la copropiedad, por ejemplo.

Sea una propiedad horizontal de uso residencial, comercial o mixto, su administración puede afectar la forma de vida, e incluso el trabajo de muchas personas. Es ahí que radica su importancia, manejar apropiadamente las actividades y recursos de la copropiedad, así como también garantizar el uso adecuado, mantenimiento y funcionamiento de todos sus espacios y áreas comunes. Ya que el objetivo es la buena convivencia y la solvencia financiera del conjunto o edificio, siempre dentro del marco legal. A eso nos referimos con administración eficiente en la propiedad horizontal 

Desde el momento de su concepción la propiedad horizontal es una persona jurídica y como tal debe asumirse y alinearse a los principios administrativos. Tal como reza la ley 675 de 2001, en su artículo 32:

“Objeto de la persona jurídica. La propiedad horizontal, una vez  constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los  propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y  eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de  los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de  propiedad horizontal”.  

Funciones del Administrador

La persona jurídica será representada por la asamblea general, y es esta la que selecciona al responsable de su administración. La misma ley 675 de 2001, en su artículo 51, describe las funciones del administrador.

• Convocar a la asamblea general a reuniones para someter a su  aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un  presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual.
  
  
• Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. 
  
  
•  Someter a juicio del Consejo de Administración las cuentas  anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de  ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio  anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal. 
  
  
• Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración,  conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y  restricciones de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.  
  
  
• Hacer la cobranza, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y  extraordinarias, multas, a los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o  conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de  autorización alguna.  
  
  
• Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica  que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales  y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general.

Estas son algunas de las funciones del administrador, además de que es el representante legal de la propiedad horizontal y se encarga de su gerencia y sus fondos monetarios. Para fines legales es la autoridad civil encargada de la comunidad de copropietarios. Sus anteriores funciones descritas debe desarrollarlas haciendo uso de principios administrativos, para así poder realizar una administración eficiente en la propiedad horizontal, veamos algunos de estos criterios:

• Establecer objetivos y las acciones para conseguirlos, planificación
  
  
• Estructurar y ordenar las acciones para lograr los objetivos, organización
  
  
• Orientar e impulsar las acciones en función de los objetivos, dirección
  
  
• Integrar y engranar todas las acciones, coordinación
  
  
• Verificar que las acciones cumplen con lo planificado, control 

Ahora bien, ya estamos al tanto del responsable de la administración, sus funciones principales y los principios administrativos bajo los cuales debe actuar para su gestión. En su perfil debe tener ciertas cualidades y aptitudes para llevar a cabo con éxito su labor, que sea eficiente al final del camino, cuya meta principal es la administración eficiente de la propiedad horizontal. Aunado a sus dotes de administrador, debe ser un buen comunicador, una persona conciliadora, mucho sentido común, conocedor de aspectos legales y técnicos; en fin, alguien que sepa de varios temas y en constante preparación.

Un aspecto muy importante a cerca de una administración eficiente en una propiedad horizontal, es la comunicación efectiva que mantenga su administrador con la asamblea general, el consejo de administración y el resto de copropietarios; ya que esta permite mantener informados a todos de su gestión y de las diferentes actividades que tienen vida en la copropiedad. Una manera ideal para compartir este tipo de información, es haciendo uso de la tecnología, y a través de este mismo canal, puede atender inquietudes y reclamos de los copropietarios.

Cuentas claras conservan amistades. Un administrador debe ser transparente en su gestión, por eso una sana práctica es mantener informados a los copropietarios sobre el uso que se le da a los recursos económicos. La misma tecnología puede ayudar con esto, a través de un software que emita reportes, regularmente, de la labor administrativa y así no será necesario esperar hasta el final de su gestión, una rendición de cuentas para saber si su administración fue eficiente. 

Un punto clave para que cualquier administración sea eficiente, es la cobranza. En este particular, el administrador debe obrar de manera muy planificada y estar atento a que todos los pagos se hagan efectivos, por parte de los copropietarios. De nuevo un software permite sistematizar este proceso, tanto para emitir recibos de cobros, recordatorios, como para hacer un seguimiento hasta que se haga efectivo el pago. La tecnología pone a disposición varios canales de pago, lo que puede incentivar a los copropietarios y disminuir la morosidad.

Así como el administrador debe estar vigilante de la solvencia en los pagos de los copropietarios, también debe estar al día con el pago a los proveedores de bienes y servicios de la copropiedad. Sobre todo si se cuenta con créditos, lo más conveniente es estar al día, por el buen nombre de la propiedad horizontal y de la misma persona del administrador; además de llevar unas finanzas sanas. Para esto también puede hacer uso de un software, donde llevará la relación de estados de cuenta.

La administración eficiente de una propiedad horizontal es posible, siempre y cuando se cumpla con los requerimientos de ley, con un administrador que tenga las mejores cualidades y aptitudes para su gestión, y que se cuente con una tecnología que facilite todos los procesos inherentes a la tarea administrativa. Por último agregar, que administrar una copropiedad se debe hacer bajo los mismos principios con que se gestiona una empresa, de esta forma tendremos edificaciones bien conservadas, sin perder su valor y una buena convivencia en su interior.

Esperamos que esta información te sirva y llame tu atención sobre la importancia del rol del administrador y su impacto para el buen funcionamiento de tu copropiedad. De eso se trata la administración eficiente de una propiedad horizontal.