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Cómo el Uso de un Software Puede Reducir Tus Costos

A medida que se realizan nuevos descubrimientos en el área de la tecnología se presentan nuevas oportunidades para ser más eficientes en las actividades a realizar día a día. 

Con esto uno de los principales aspectos que se nos viene a la mente es cómo podemos  aprovecharla para lograr más con menos, es decir si todos los días tenemos que realizar una tarea específica, nos estaremos preguntando cómo conseguimos realizarla en el menor tiempo posible o si existe alguna manera de delegarla para enfocarnos en actividades más importantes.

Esta situación es el punto de partida para establecer una forma de reducir costos con tecnología, y con costos no únicamente nos referimos a dinero, sino también al tiempo, la energía y la disponibilidad de las personas en el área de trabajo.

Existen varias soluciones que nos presenta el software para lograr este objetivo, a continuación te comparto las principales:

Reducción de errores

Uno de los principales problemas de las tareas repetitivas que se hacen por una persona, es que existe la posibilidad de presentarse algún error, ya sea por cansancio, desconcentración o desmotivación.

Pensarás que esto no es tan grave sin embargo se han presentado casos en que una sola coma ha costado grandes cantidades de dinero, como sucedió con la empresa láctea  Oakhurst Dairy al pagar las horas extras de los empleados y olvidar añadir este carácter, según NBC News esto terminó costando 5 millones de dólares.

Ahora bien, con el uso de software no solo se puede evitar este tipo de fallas, sino también establecer una estructura de los demás datos necesarios en un formulario de datos para que cumplan criterios específicos y así se complete por ejemplo el pago de la forma esperada o que un grupo de invitaciones hayan sido enviadas con la fecha correcta.

Otro punto a destacar es que con las aplicaciones modernas se puede tener un sistema de alertas para notificarnos si se realizara una acción riesgosa y así fijar una segunda verificación para reducir todavía más una acción no deseada.

Si volvemos a la situación de la empresa láctea antes de haber realizado la transacción y está fuera a realizarse a través de un software, lo primero que encontramos al realizar esta tarea sería un formulario con los campos para cada dato necesario de la transacción, por defecto mostrará los caracteres para diferenciar el monto a pagar claramente y si tenemos las alertas activas, al seleccionar pagar veríamos una ventana emergente para confirmar el pago.

Información en la nube

Con el incremento de la velocidad de descarga y disponibilidad del internet esta característica se hace cada vez más presente en las aplicaciones.

Consiste básicamente en que nuestros archivos más importantes dejan de estar en un sitio en que pueden perderse para siempre si se llega a dañar (como es el disco duro de la computadora) a un lugar con múltiples medios de almacenamiento que en caso de que uno se dañe otro tiene copias de nuestros preciados archivos para no desaparecer.

Esto nos facilita bastante el almacenamiento de documentos, debido a que no solo nos protege frente a daños de equipo, si no que además nos ahorra la compra de archivadores al usar cada vez menos hojas de papel y carpetas. Junto a esto

Asimismo, con la implementación de barras de búsqueda  y usando unas cuantas palabras clave, hayamos rápidamente la información que necesitamos, conservando así el tiempo que nos hubiera tomado buscarla en archivador para dedicarlo a atender mejor a la persona que nos la solicita.

Entre algunas de las plataformas más conocidas que ofrecen este servicio están Amazon Drive, iCloud y Google Drive.

Automatización

En nuestro día a día vamos a encontrarnos con actividades que una vez comprendes su proceso son sencillas de realizar, sin embargo debemos completar una inmensa cantidad antes de sacarlas de nuestra lista de cosas por hacer.

Para esta situación algunas personas optan por establecer un espacio de sus calendarios para realizarlas, otros contratan a una persona para realizar esta labor, pero una de las mejores opciones es observar a detalle esta tarea y elegir el mejor software para realizarla con la menor cantidad de interacciones posibles para programarlo.

Entre algunas de las situaciones  que actualmente las aplicaciones automatizan están:

  • Enviar emails: desde una simple notificación hasta una campaña de concientización es posible realizar, solo es necesario tener los datos de contacto, las fechas en que se estarán enviando y el contenido a enviar.
  • Completar pagos: en el caso de los servicios mensuales al delegar esta tarea no solamente liberamos el tiempo que ocupamos en realizar las diligencias sino que además de la preocupación de olvidar de esa factura que faltó cubrir.
  • Generar documentos: con la recopilación de registros y a medida que estos se van colocando en un medio digital se podrán crear gráficas y reportes en un periodo determinado de tiempo. Que desde el punto de vista manual a una persona le tomaría días analizar la información y unos cuantos más crear las gráficas.

Uno de los detalles que evitan que las personas utilicen esta solución es el miedo a que el software realice una acción no desea como pagar más de la cuenta en una factura o enviar un correo a la persona equivocada.

Esto sucede mientras se aprende a configurar las tareas automatizadas, sin embargo ¿Por qué esperar a que esta situación se presente para adaptarse y evitarla? Ahora la mayoría de software que manejan este tipo de automatización tienen un historial de registros para tener certeza de la estructura que se escogió, junto a esto una previsualización de lo que sucederá cuando sea hora de ejecutar la acción.

Así al revisar estas características de una aplicación tendrás certeza de que la acción programada se ejecutará de la forma esperada.

Organización de Horario

El tiempo es uno de los recursos que se gasta y no se puede recuperar, por lo tanto es importante administrarlo correctamente para aprovecharlo en las cosas que son más importantes.

Por medio del registro de las actividades que se realizarán el día, semana y mes, las aplicaciones modernas pueden generar un recordatorio unos instantes antes para no olvidarla y así prepararte para iniciar la tarea establecida. 

En el caso de los eventos grupales como son las reuniones, un medio para verificar la asistencia de los participantes y un sitio en común que todos puedan se dispone para evitar choques con otras actividades y así todos puedan estar presentes.

Una de las ventajas de establecer este tipo de estructura es que al seguirla de forma continua poco a poco vas generando un hábito de lo que debes realizar en el día y a medida que seas más eficiente podrás empezar a tener espacios libres en tu horario para volver organizar y aprovechar tu tiempo todavía más.

Disponibilidad de la información pública

Alguna vez te ha pasado que una persona te pregunta sobre el proceso para realizar una diligencia, un pago o una solicitud, tú con mucho gusto le explicas detalladamente los pasos, esa persona queda contenta, te da las gracias  y se marcha. Luego viene otra persona a preguntarte lo mismo, le explicas y se marcha. Después viene otra y así de forma consecutiva.

Realizar esto aparte de quitarte tiempo y energía, evita que te enfoques en las tareas de mayor valor. Algunas personas hacen frente a esta situación estableciendo una sección de carteles otros teniendo un punto de información.

Con la tecnología actual establecer un sitio en la web para este tipo de información es sencillo, para que cada vez que una persona tenga por ejemplo dudas respecto al proceso de pago mensual antes de hablar directamente contigo, se dirija a un enlace desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Allí podrá revisar la inquietud que tiene y además podrá revisar las preguntas más frecuentes que otras personas hayan hecho.

Como pudimos con la implementación de software no solamente podremos reducir la cantidad de dinero que se gasta sino también el tiempo y energía que son utilizados en las actividades diarias.

Con las características de reducción de errores podremos prevenir futuros problemas mediante estructuras fijas de los datos a utilizar y sistema de alertas en el caso de acciones que requieren mucha atención.

Al tener nuestros datos en la nube no solo tendremos respaldos en caso de que se dañen nuestros equipos, también podremos optimizar la búsqueda de información y a decisión nuestra mantendremos la información privada o compartirla con los usuarios que indiquemos.

Siempre debemos buscar formas para automatizar tareas desde un pago mensual hasta un informe semanal y evitaremos  cometer errores en la configuración  al revisar tanto los registros como la previsualización de las acciones futuras que se realizan con el software.

Una buena organización de nuestro tiempo con ayuda de una aplicación nos permitirá ser cada vez más eficiente tanto en nuestras actividades como en la colaboración con otras personas y recuerda establecer un sitio de información común aprovechando las herramientas que te brinda la tecnología moderna.

Ahora que conoces las soluciones que nos presenta el uso de software te invito a que conozcas las que el software Anna puede brindarte para los servicios y mantenimiento de copropiedades.

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