Responsabilidad legal de administradores de copropiedades

Contratar una empresa de aseo para una copropiedad puede parecer un trámite más dentro de las múltiples funciones administrativas del día a día. Sin embargo, este proceso encierra responsabilidades legales que, si se ignoran o se abordan de forma superficial, pueden traer consecuencias graves para la comunidad y para quien administra.La responsabilidad legal de los administradores de copropiedades implica mucho más que firmar un contrato: se trata de garantizar que la empresa contratada cumpla con las normas colombianas, que el servicio esté respaldado por un contrato sólido y que exista un control real sobre la calidad y legalidad de lo que se está pagando.

En este artículo encontrarás una guía clara y práctica sobre los aspectos legales que debes tener en cuenta antes de contratar un servicio de aseo. Te explicamos qué cláusulas deben incluirse sí o sí en el contrato, qué exige la Ley 1259 de 2008, y cómo prevenir sanciones que pueden alcanzar hasta veinte salarios mínimos mensuales vigentes. Además, encontrarás consejos útiles que te ayudarán a tomar decisiones más seguras y a fortalecer tu gestión como administrador.

¿Qué exige la ley en Colombia para contratar empresas de aseo?

El marco legal colombiano es claro: contratar una empresa de aseo en propiedad horizontal no es solo una decisión operativa, también es una acción que tiene implicaciones legales directas. Uno de los marcos normativos más relevantes es la Ley 1259 de 2008, que establece el Comparendo Ambiental como mecanismo sancionatorio para quienes incumplan normas relacionadas con aseo, limpieza y recolección de escombros.

Sanciones que pueden afectar a tu copropiedad

Según esta ley, las personas jurídicas —como las copropiedades— pueden recibir multas por incumplir normas de aseo que ascienden hasta veinte salarios mínimos mensuales legales vigentes. El problema es que muchas veces los administradores desconocen que estas sanciones pueden derivarse de la contratación de una empresa que no cumple con los requerimientos legales. Aquí es donde la responsabilidad legal de los administradores de copropiedades cobra especial importancia, ya que omitir estos detalles puede derivar en consecuencias jurídicas que afectan tanto a la comunidad como a su representante.

¿Qué debe tener un contrato de aseo para proteger tu copropiedad?

Un contrato bien estructurado es tu respaldo. Para cumplir con la responsabilidad legal de los administradores de copropiedades, es indispensable que el documento cubra aspectos que garanticen la legalidad del servicio, el cumplimiento normativo y la protección de la comunidad. Estas son las cláusulas que deberían estar sí o sí para evitar inconvenientes legales:

Objeto y alcance del servicio

Debe detallar exactamente qué tareas se realizarán, en qué horarios y con qué frecuencia. También debe especificarse si la empresa incluye insumos, equipos o personal especializado.

Obligaciones del contratista

Debe quedar claro que la empresa está obligada a cumplir con todas las normativas vigentes, incluyendo las disposiciones de la Superintendencia de Servicios Públicos, los entes de control ambiental y sanitarios.

Régimen legal aplicable

El contrato debe mencionar que se rige por la Ley 1259 de 2008, la Ley 142 de 1994 y otras regulaciones específicas para el sector.

Cláusulas de penalización

Establecen sanciones en caso de incumplimiento por parte de la empresa. Esto incluye no prestar el servicio como se pactó o hacerlo con personal no capacitado.

Terminación anticipada

Es recomendable incluir condiciones claras para terminar el contrato si la empresa incumple, evitando así conflictos o trabas legales.

Confidencialidad y responsabilidad

Asegura que la información interna de la copropiedad esté protegida y que cualquier daño causado por la empresa sea asumido por ella.

¿Por qué no cualquier empresa de aseo puede prestar el servicio?

No basta con que una empresa diga que presta servicios de aseo. Debe demostrar que cumple con:

Registro ante la Cámara de Comercio en la actividad económica correspondiente.
Cumplimiento de normas laborales (afiliación de personal a EPS, ARL, pensiones).
Certificaciones de calidad y protocolos de seguridad.
Capacidad técnica y operativa verificable.
Referencias de experiencia en propiedad horizontal.

Para cumplir con la responsabilidad legal de los administradores de copropiedades, es indispensable verificar que la empresa esté formalmente constituida y opere dentro del marco legal. Contratar una empresa informal o sin estos respaldos puede traerte más problemas que soluciones, incluyendo sanciones por corresponsabilidad administrativa.

Artículo 7 de la Ley 1259: lo que no puedes pasar por alto

Este artículo establece las obligaciones de las empresas de aseo. Entre otras cosas, deben:

Establecer rutas, fechas y horarios fijos de recolección.
Comunicar esa información a los usuarios.
Proveer recipientes adecuados para la basura.
Promover hábitos de limpieza en el entorno.

Desconocer estas obligaciones puede afectar directamente la responsabilidad legal de los administradores de copropiedades, ya que, si la empresa incumple y no se hace seguimiento adecuado, tú podrías ser sancionado por omisión en la supervisión del contrato.

Cómo evitar fraudes en la contratación de servicios de aseo

Aquí te damos señales de alerta para evitar caer en trampas:

Precios sospechosamente bajos: pueden ocultar incumplimientos laborales o técnicas deficientes.
Falta de documentación: empresas que no quieren compartir certificaciones o contratos.
Personal sin uniformes o sin identificación: podría ser subcontratado informalmente.
Cambios constantes en el personal asignado: denota falta de estabilidad y control.

Prevenir fraudes también forma parte de la responsabilidad legal de los administradores de copropiedades. Antes de firmar cualquier contrato, verifica el historial de la empresa, confirma que cumple con los requisitos legales y solicita referencias en otras copropiedades.

¿Cuál es la responsabilidad legal de los administradores de copropiedades?

La responsabilidad legal de los administradores de copropiedades va mucho más allá de manejar el presupuesto o coordinar el mantenimiento. También implica garantizar el cumplimiento de todas las normativas legales aplicables, especialmente en lo que respecta a la contratación de terceros.

No cumplir con estas responsabilidades puede acarrear procesos disciplinarios, demandas civiles o incluso sanciones económicas directas para la copropiedad y para ti como administrador.

¿Cómo protegerte frente a tu responsabilidad legal como administrador?

Ahora que conoces los riesgos legales, es momento de actuar con respaldo. En Anna Group ofrecemos servicios de aseo y mantenimiento para copropiedades, con cumplimiento normativo, personal confiable y contratos bien estructurados. Este conocimiento sobre la responsabilidad legal administradores copropiedades te permite anticiparte a posibles sanciones, evitar errores comunes y tomar decisiones más acertadas para proteger tu comunidad y tu gestión.

Si necesitas apoyo para revisar tu contratación actual o buscar un proveedor que cumpla con todos los requisitos legales, podemos conversar.