¿Por qué tantos edificios terminan insatisfechos con su servicio de aseo? Administradores y consejos de propiedad horizontal suelen enfrentarse a los mismos dolores de cabeza: incumplimientos, quejas de los residentes, baja calidad en la limpieza y un gasto mensual que no justifica los resultados. Lo que pocos saben es que, en la mayoría de los casos, estos problemas no son fortuitos, sino el resultado de decisiones apresuradas o desinformadas al momento de contratar.
Elegir una empresa de aseo para edificios no debería ser una lotería. Se trata de una decisión que impacta directamente en la imagen del edificio, la convivencia de sus residentes y la operación diaria. Por eso, en este artículo te mostraremos los 5 errores más comunes que se cometen durante el proceso de contratación, por qué ocurren y cómo puedes evitarlos.
Además, al final encontrarás un checklist práctico para que tomes decisiones con más seguridad y tengas a tu lado un aliado confiable.
1. No verificar certificaciones legales ni cumplimiento normativo
Muchas propiedades contratan basándose en una cotización rápida o una recomendación informal, sin revisar si la empresa cuenta con los documentos que exige la ley en Colombia. Esto incluye:
- Certificado de Cámara de Comercio actualizado
- RUT y certificado bancario
- Certificaciones de afiliación a seguridad social (EPS, ARL, pensión)
- Implementación del SG-SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo)
Si una empresa de aseo para edificios no cumple con estos requisitos, no solo pones en riesgo a la copropiedad, también puedes incurrir en sanciones legales o laborales. La formalidad protege a todos: al edificio, al personal de limpieza y al contratante.
2. Guiarse únicamente por el precio más bajo
Uno de los errores más comunes es elegir una empresa de aseo para edificios por ser la más económica. Aunque el presupuesto es importante, reducir costos sacrificando calidad puede traer más gastos en el futuro. Algunos problemas comunes en estos casos incluyen:
- Alta rotación del personal
- Insumos de baja calidad
- Maquinaria inadecuada o inexistente
- Falta de seguimiento y supervisión
Invertir en servicios de limpieza profesional es invertir en tranquilidad y buenos resultados. Evalúa qué incluye el servicio: ¿hay cronograma? ¿están definidos los espacios a limpiar? ¿se entregan reportes?
3. No contar con personal de respaldo para ausencias
¿Qué sucede si el operario de limpieza no se presenta? En muchos edificios, esto significa un día sin limpieza, acumulación de residuos, baños sucios y zonas comunes en mal estado. Una empresa seria debe contar con personal de reemplazo disponible, y ese es un punto que debes confirmar antes de firmar el contrato.
Pregúntale a la empresa de aseo para edificios por su política de contingencia. ¿Cuánto tardan en cubrir una ausencia? ¿Tienen personal de apoyo permanente? Esto es vital para edificios con alto tráfico o donde la limpieza debe mantenerse al día.
4. No definir funciones, horarios ni canales de supervisión
Otro error frecuente es asumir que el operario sabrá qué hacer sin instrucciones claras. El resultado: tareas sin prioridad, espacios olvidados o dobles turnos sin sentido.
Antes de comenzar, debe haber:
- Un cronograma semanal o mensual de actividades
- Horarios definidos (entrada, salida, descansos)
- Canales de comunicación y seguimiento con la administración
- Reportes de actividad (semanales o mensuales)
Un servicio bien estructurado por parte de una empresa de aseo para edificios mejora el ambiente y reduce los reclamos de los residentes. Esto aplica tanto para zonas comunes como para tareas especiales.
5. Contratar empresas sin experiencia en propiedad horizontal
No todo el que limpia oficinas sabe manejar una copropiedad. Las dinámicas en un edificio residencial o comercial son distintas: hay niños, mascotas, ascensores, cuartos de basura, parqueaderos, salones comunales y más.
Es importante verificar si la empresa de aseo para edificios tiene experiencia previa con propiedades similares. Algunas preguntas útiles:
- ¿Qué otros edificios han atendido?
- ¿Tienen experiencia en propiedades de más de 10 pisos?
- ¿Pueden ofrecer referencias?
- ¿Conocen los protocolos para el manejo de residuos y áreas comunes?
La experiencia en mantenimiento para propiedad horizontal marca una gran diferencia en la calidad del servicio.
Checklist para elegir con seguridad una empresa de aseo para edificios
Contratar el servicio correcto no tiene por qué ser complicado, pero sí requiere atención al detalle. Este checklist te ayudará a evaluar si la empresa de aseo para edificios que estás considerando realmente tiene la capacidad de cumplir con lo que tu copropiedad necesita:
✅ La empresa está legalmente constituida y actualizada ante la DIAN
Verifica que cuente con el certificado de Cámara de Comercio, RUT y documentación al día.
✅ Cumple con seguridad social y SG-SST
Confirma que todos los trabajadores estén afiliados a EPS, pensión, ARL y que haya implementación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
✅ Tiene experiencia demostrada en copropiedades similares
Busca empresas que ya trabajen con propiedades de características similares a la tuya, tanto en tamaño como en complejidad operativa.
✅ Ofrece personal capacitado y uniformado
El personal debe tener formación básica en limpieza, presentación adecuada y actitud de servicio.
✅ Presenta cronograma detallado de actividades
Cada jornada debe estar organizada por tareas, horarios y frecuencias, para garantizar orden y cumplimiento.
✅ Tiene cobertura ante ausencias y emergencias
Pregunta por su capacidad de respuesta cuando un operario falta o surge una situación imprevista.
✅ Proporciona reportes o informes periódicos
El seguimiento del servicio es parte del valor agregado. Asegúrate de recibir reportes claros y consistentes.
✅ Usa insumos de buena calidad y equipos profesionales
La calidad de la limpieza también depende de los productos y herramientas utilizados.
✅ Cuenta con buena reputación y referencias comprobables
Solicita referencias de otros edificios atendidos y consulta su historial de servicio.
✅ Firma contrato con cláusulas claras y transparentes
Todo debe quedar por escrito: funciones, tiempos, condiciones de pago y cláusulas de cumplimiento.
Consecuencias de una mala elección
Cuando una copropiedad elige mal, los efectos se sienten rápidamente:
- Acumulación de basura
- Quejas de residentes
- Malos olores
- Apariencia deteriorada del edificio
- Sanciones por mal manejo de residuos o fallas en protocolos
- Posibles conflictos laborales
Evitar estos problemas comienza con una buena contratación de una empresa de aseo para edificios. Y eso solo se logra con una evaluación detallada y sin afán.
Conclusión
Contratar una empresa de aseo para edificios no debe tomarse a la ligera. La limpieza y el mantenimiento son pilares del bienestar en cualquier propiedad horizontal. Elegir con criterio te ahorra tiempo, dinero y molestias.
Elige a tu aliado con criterio, escríbenos. En Anna Group estamos listos para ayudarte con soluciones confiables, personal capacitado y planes personalizados para tu edificio o conjunto.
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