¿Cómo y cuándo citar una asamblea extraordinaria de copropietarios?

La práctica de buenos hábitos de convivencia, es la que genera la integración de la comunidad. Cualquier actividad que afecte a un tercero dentro de una copropiedad, está regulada en un reglamento de propiedad horizontal o en la ley 675 de 2001. Es así que, la legislación dicta y norma las asambleas que deben realizarse en este tipo de conjuntos o edificaciones.

Existen dos tipos de asambleas, la ordinaria y la extraordinaria. Las ordinarias son aquellas  que se realizan dentro del trimestre siguiente al vencimiento del periodo presupuestal; con el propósito  de examinar la situación de la persona jurídica, realizar los nombramientos pertinentes como: comité de convivencia, consejo de administración o administrador. Dentro de su propósito también se encuentra, aprobar las cuentas de fin de ejercicio y el presupuesto del año en curso y del siguiente.

En lo que a este artículo respecta, profundizaremos más en las asambleas extraordinarias; que están contempladas en la ley 675 de 2001 en su inciso segundo: “Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad”. 

¿Cuándo debe convocarse? Obedece a las necesidades que ameriten pronta solución. Un imprevisto es un suceso o situación que se da sin previo conocimiento, es decir, no se puede prevenir. Una urgencia es un hecho que sí puede conocerse. En ambos casos, sea una necesidad imprevista o urgente, amerita una pronta solución por parte de la persona jurídica, tomando decisiones a través de este tipo de reuniones extraordinarias.

Vemos que la ley exige como requisito, que sea una necesidad imprevista o urgente. De lo contrario no se debe citar a una asamblea, porque eso va a generar costos y una logística a la copropiedad. Otra exigencia de ley es que, debe manifestarse en la convocatoria cuál es esa necesidad imprevista o urgente. No es motivo de citación algún capricho de cierto sector de residentes de la copropiedad.

Las razones justificadas pueden ser: reparación de filtraciones, daño de ascensores, sustitución de transformadores, reparación de hidroneumáticos, recaudar una cuota extraordinaria para un gasto imprevisto del conjunto. Es decir, son múltiples las situaciones de esta naturaleza, lo que hay que entender es que no se citan a capricho sino, con motivos fundamentados que necesitamos solucionar.

Entra una polémica sobre con cuánta anticipación debe hacerse la invitación a una asamblea extraordinaria. Aquí encontraremos varias posturas, unos plantean 15 días, otros 5 días, y hay otros que dicen que no requiere tiempo específico. Un criterio plantea que debe realizarse la convocatoria igual que una asamblea extraordinaria con 15 días de anticipación.

Un segundo criterio se remite al código de comercio, el cual establece que, en las sociedades comerciales deben citarse con un mínimo de 5 días de anticipación. Se ha querido trasladar este principio a la persona jurídica de una propiedad horizontal, regida por la ley 675 de 2001 y aplicarlo en los términos de sus asambleas extraordinarias. Las normas en Colombia no son individualistas, sino complementarias. Es un criterio que podría ser válido.

La ley es silente en cuanto a términos para una asamblea extraordinaria, al no especificarlos  surge un tercer criterio para la convocatoria. Si la ley no lo determina, nadie puede imponerlo, a menos que, el reglamento de propiedad horizontal establezca que la citación de las asambleas extraordinarias deba realizarse con determinado tiempo de anticipación. Este tipo de asambleas se realizan para cubrir necesidades imprevistas o urgentes. Si se presenta el caso, se debe citar a una reunión de manera inmediata para generar una solución que no puede esperar.

¿Quién puede convocar? En primera instancia, puede citar a reunión el administrador, sin embargo la ley deja abierta la alternativa para que pueda ser convocada por el administrador, el consejo de administración, el revisor fiscal o el 20% de los coeficientes. Cada una de estas figuras puede realizar la convocatoria sin autorización de las otras.

Un criterio propone, que la convocatoria la debe hacer el administrador, que es el que tiene la base de datos. El artículo 51 en su numeral 2 dice, que dentro de las funciones del administrador está llevar el registro de residentes y propietarios. Al ser esta una información de carácter sensible, no la puede suministrar por habeas data. La citación debería hacerla el administrador por petición del 20% de coeficientes, del revisor fiscal o del consejo de administración.

En caso que el administrador haga caso omiso a cualquiera de estas peticiones (porque a su juicio no existe motivo justificado), la ley permite que pueda ser convocada por cualquiera de las otras tres partes. Pero sería una asamblea muy susceptible de impugnación, ya que al no citar a todas las personas en la debida forma, las decisiones que se tomen ahí, se pueden anular. Es conveniente que el administrador sea receptivo ante estas peticiones y realice la citación a fin de evitar que la persona jurídica caiga en pleitos e impugnaciones, que inclusive  ameriten gastos de abogados;  y el objetivo es la integración de la copropiedad.

¿Cómo se convoca? La forma de convocatoria es enviar una comunicación a la última dirección registrada por el propietario, manifestando los motivos fundamentados y específicos, que se tratarán en dicha reunión. En la actualidad, con la tecnología digital disponible, el llamado se puede realizar por cualquiera de estos canales digitales, siempre y cumpla con las formas previstas en la ley.

Por ejemplo, se deben incluir todos los puntos a tratar. Dependiendo del convocante (administrador, consejo de administración, revisor fiscal o el 20% de los coeficientes), al final del documento debe ir su firma. En caso que sea el 20% de los coeficientes, deben firmar todos los copropietarios que convoquen o su representante legal.

Otra de las características de las asambleas extraordinarias, es que se deben tratar de puntos específicos. Pueden tratarse muchos puntos, pero deben estar bien justificados, especificados y manifestados en la convocatoria. No puede haber proposiciones y varios.

La ley establece que para la asamblea general de copropietarios, debe anexarse el listado de morosos. Si nos apegamos estrictamente a esta ley, se debería anexar este listado a la asamblea extraordinaria, también. Sin embargo, la ley no lo especifica expresamente. Por otra parte, ambos tipos de asambleas tienen la misma estructura.

Ambas tienen el mismo proceso de instalación de la asamblea, nombrar presidente y secretario, verificación del quorum, la votación de los puntos a tratar y cierre de la asamblea, con la firma del acta por parte del presidente y el secretario. Lo único que cambiaría sería los términos de  la citación y los contenidos, que no pueden ser a la subjetividad de una comunidad, sino que tienen que estar fundamentados a una necesidad imprevista y urgente.

¿Quorum? Para el desarrollo de la asamblea extraordinaria, es necesario el quorum deliberatorio. Esto es, que se debe reunir en una primera convocatoria, un número de propietarios que represente más de la mitad de los coeficientes. De no concretarse esta asistencia mínima, se realizará una segunda convocatoria; esta reunión y las decisiones tomadas ahí, serán válidas con cualquier número plural de propietarios. La fecha y hora de la segunda convocatoria, debe estar prevista en la citación del primer llamado a asamblea.

Las asambleas extraordinarias, por su naturaleza de inmediatez, son difíciles de establecer sus términos, máxime cuando la ley no los establece. Queda de parte del buen criterio del administrador y el resto de entes que hacen vida en la propiedad horizontal, el éxito de este tipo de reuniones para llevar una convivencia positiva e integrar a la comunidad.

A este punto, esperamos que esta información te sirva para futuras convocatorias de asambleas extraordinarias en tu conjunto o edificio. Sobre todo, enfócate en las causas que puedan invalidar una decisión tomada en este tipo de reuniones.