1 – Planeación y organización

La planeación y la organización son elementos clave para la preparación de asambleas de copropietarios. Por ejemplo, si la asamblea es presencial es necesario cumplir con los protocolos de bioseguridad para Covid-19, lo cual asegura un ambiente seguro para todos los participantes.

Por otro lado, cuando la asamblea es virtual, es fundamental asegurarse de disponer de todos los medios idóneos y necesarios. Es decir, buena conexión a Internet, cámara web, micrófono y una plataforma sencilla y amigable. La buena organización de los medios es uno de los consejos para asambleas de copropietarios que no se puede pasar por alto, ya que la tecnología debe ser un aliado para mejorar la experiencia de los asistentes.

Una buena planeación también contempla la distribución del tiempo y los temas a tratar. De esta manera, se puede cumplir con el orden del día sin que la reunión se extienda más de lo necesario, lo cual mejora la satisfacción de los participantes.

2 – Documentación

Es pertinente anexar a la convocatoria, todos los documentos administrativos y financieros relacionados con la asamblea. Así, estos pueden ser analizados y evaluados por los copropietarios con suficiente tiempo de antelación. Entre los consejos para asambleas de copropietarios, uno de los más importantes es asegurarse de que toda la documentación esté disponible para su revisión.

Es decir, los documentos deben ser leídos, interpretados y analizados con tiempo suficiente, permitiendo que cada copropietario asuma una postura informada. Por ejemplo, podrán aprobar o desaprobar los temas propuestos para la asamblea con bases sólidas y evitar decisiones apresuradas.

De esa manera, todos los asistentes pueden tener conocimiento y control sobre los temas a discutir. También, pueden hacer intervenciones de calidad y aportes valiosos al respecto. La disponibilidad de la documentación permite que los consejos para asambleas de copropietarios se implementen de manera eficiente, facilitando el diálogo y la toma de decisiones informada.

3 – Mantener una actitud profesional y respetuosa

Para mantener el orden y la concordia es necesario asumir y sostener una actitud profesional y respetuosa durante toda la asamblea. Este es uno de los consejos para asambleas de copropietarios más importantes, ya que evita malentendidos o conflictos innecesarios.

En este contexto, es importante elegir como presidente de la asamblea a una persona preparada y con habilidades para cumplir muy bien su función como moderador. Esto se debe a que, del buen manejo de la asamblea, depende su éxito y la consecución de acuerdos productivos.

Finalmente, es indispensable que el presidente asuma una postura neutral y evite expresar posturas sesgadas sobre los puntos a tratar. Tampoco debe tratar de centrar el debate sobre un asunto en particular, sino que debe fomentar una discusión amplia y respetuosa. Mantener este enfoque permitirá que las asambleas de copropietarios se lleven a cabo en un ambiente positivo y constructivo.

4 – Convocatoria

La convocatoria es un elemento significativo del cual depende la asistencia a la asamblea de copropietarios. Una convocatoria clara y bien elaborada es uno de los consejos para asambleas de copropietarios más relevantes, ya que garantiza la participación activa de la mayoría.

Además, se evita tener que posponer la asamblea por falta de quórum y todas las opiniones pueden ser tomadas en cuenta. Esto contribuye a que los acuerdos sean más representativos y reflejen las inquietudes de un mayor número de participantes.

Hay que resaltar que la convocatoria debe hacerse en la forma y época establecidas en el reglamento de propiedad horizontal. Además, debe realizarse con una anticipación no menor a 15 días en calendario, lo cual da tiempo suficiente para que los copropietarios se preparen y revisen la documentación pertinente.

De no darse la reunión por falta de quórum, se debe convocar a una nueva que se hará al tercer día hábil de la convocatoria inicial. En este caso, se podrá sesionar con un número plural de copropietarios asistentes. Respetar estos plazos y normas es clave entre los consejos para asambleas de copropietarios, ya que garantiza que el proceso sea transparente y conforme a las normativas.

Finalmente, la convocatoria debe:

• Señalar fecha, hora y lugar de la reunión.
• Especificar el orden del día.
• Tener anexo el formato de autorización o poder para que, quienes no pueden asistir, otorguen mandato a una tercera persona.

5 – Buen manejo del tiempo

Para todas las personas el tiempo es realmente valioso. En consideración, el buen manejo del tiempo, en la exposición de motivos y las intervenciones, es clave. Seguir este consejo asegura que las asambleas de copropietarios sean más eficientes y no se alarguen innecesariamente.

Mientras más ágil y rápida resulte la asamblea, será mejor para todos. Un buen manejo del tiempo es crucial para que los temas sean abordados sin perder el enfoque en los puntos principales.