13 cosas que todo administrador de propiedades necesita saber sobre presupuesto.

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Principales quejas de los vecinos en propiedad horizontal y cómo afrontarlas

Como proveedores de servicios para los residentes, los administradores de propiedades se beneficiarán de comprender las principales quejas expresadas por su base de clientes para brindar un mejor servicio y asegurar la permanencia a largo plazo.

Las quejas de los propietarios o residentes sobre la administración reflejan la impresión que estos tienen de ti, tu estilo de administración y tu negocio. Éstas tienden a girar en torno a cómo se maneja la comunicación y el servicio al cliente. Las solicitudes de mantenimiento, el proceso de solicitud y las tarifas de administración.

En algunos casos, la queja de un residente no está justificada y su frustración con la gerencia se debe a la incomprensión de su papel en la relación administrador-residente. Para ayudar a los administradores a gestionar eficazmente su reputación entre los propietarios o residentes y brindarles un servicio superior, aquí hay una lista de quejas comunes sobre la administración y cómo resolverlas.

  1. Mala comunicación

Las quejas comunes sobre la mala comunicación por parte de la administración pueden incluir que un residente sienta que es difícil comunicarse con el administrador y no devuelve las llamadas telefónicas ni los correos electrónicos. Un residente puede estar buscando hablar con un administrador con preguntas simples, como cuándo se recolecta la basura cada semana, o con problemas más importantes, como una emergencia de mantenimiento o que su seguridad se siente amenazada.

Resolución: toma en serio todas las comunicaciones con los residentes. Proporciona a tu comunidad la mejor manera de comunicarse contigo para comunicaciones de emergencia y que no sean de emergencia. Bríndales expectativas adecuadas sobre cuándo responderás a problemas no emergentes y proporciona respuestas. La clave es ser realista sobre el tiempo de respuesta y ceñirse a él. También debes responder en un período de tiempo adecuado, de 1 a 3 días está bien para problemas no emergentes. Más de una semana no lo es. La comunicación de emergencia con los residentes debe manejarse de inmediato.

Consejo profesional: la comunicación por correo electrónico con el propietario/residente es una manera excelente de mantener buenos registros de todas las comunicaciones.

  1. Mal servicio al cliente

Los propietarios/residentes encuentran problemas con la falta general de servicio al cliente por parte de los administradores. Estos a menudo pueden olvidar que un residente es su cliente y puede ser fácil concentrarse solo en la propiedad y el negocio sin mirar a la persona del otro lado de la relación.

Resolución: La construcción de una relación positiva comienza con la comunicación. Construye relaciones positivas con los propietarios y residentes a través de la comunicación y las actividades de integración así tu permanencia y recomendación boca a boca estará garantizada.

  1. Tarifas de administración

Las tarifas de administración son un tema muy debatido entre los propietarios. Las quejas con respecto a las tarifas tienden a provenir de un propietario que asume que los administradores se están beneficiando de estos fondos.

Resolución: Prepárate para abordar los comentarios negativos sobre la tarifa de administración con una justificación legítima para su establecimiento. Realiza comunicaciones públicas sobre los gastos, si mantienes informados los propietarios estos estarán más receptivos.

  1. Solicitudes de mantenimiento ignoradas

Los administradores que no respondan a las solicitudes de mantenimiento de manera oportuna pueden encontrar residentes insatisfechos. Si bien las reparaciones de emergencia son fácilmente priorizadas, las solicitudes de mantenimiento que no sean de emergencia deben manejarse de manera oportuna para proteger tu relación con los propietarios.

Resolución: Proporciona los medios adecuados para comunicarse contigo y las formas de enviar órdenes de trabajo. Considera el uso de un software de control que proporcione un canal donde los residentes pueden enviar PQRS y tu puedas administrar fácilmente estas solicitudes, responder a los residentes y coordinar al personal de aseo y mantenimiento.

Tener los medios para tratar las quejas de los residentes garantizará una gestión adecuada de la propiedad. Manejar las quejas de los residentes de manera adecuada y evitar que sucedan por completo creará una relación propietario-administrador positiva y fortalecerá tu reputación como un excelente administrador de propiedades en la comunidad.

Participación de las copropiedades y sus administradores en la separación de residuos

El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, en conjunto con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio, mediante Resolución, establecieron un código de colores unificado para la separación de residuos en la fuente, la implementación de este código entró en vigencia el primero de enero de este 2021.

El nuevo código de colores se basa en tres referencias y desde esta fecha deberá ser unificado en todo el país. El código funciona de esta forma:

Blanco: residuos aprovechables limpios y secos, como plástico, vidrio, metales, papel y cartón.

Negro: residuos no aprovechables como el papel higiénico; servilletas, papeles y cartones contaminados con comida; papeles metalizados, entre otros. En esta bolsa o recipiente también deberán disponerse los residuos covid-19 como tapabocas, guantes, entre otros.

Verde: residuos orgánicos aprovechables como los restos de comida, residuos de corte de césped y poda de jardín etc.

¿Cuáles son los objetivos de esta medida?

  • Concientizar a los vecinos y a los grandes generadores acerca de la necesidad de la separación en origen de residuos, diferenciando entre reciclables y basura.
  • Minimización de los residuos a enterrar mediante la consolidación de práctica de separación de materiales reciclables en origen.
  • Formalización e integración de los Recicladores Urbanos en el circuito del servicio público de recolección diferenciada.
  • Garantizar los espacios necesarios para la disposición final, incorporando nuevas tecnologías.
  • Proyectos ambientales que contemplan la puesta en marcha de sistemas de recuperación y reciclado de residuos sólidos urbanos.
  • Aumento de los materiales que regresan como materia prima post consumo a la industria.
  • Contribuir al ordenamiento de la cadena de valor del reciclado.

Tomemos en cuenta que sólo en Bogotá se disponen diariamente 6.000 toneladas de residuos en el relleno sanitario, lo que equivale en peso a 200 Transmilenios llenos en hora pico. El 70% de estos residuos es aprovechable.

No hace falta ser muy bueno en matemáticas para entender que la cifra de producción de basura es catastrófica. Y los conjuntos residenciales, que es en donde se concentra la mayoría de la población, pueden ser partícipes de un cambio de mentalidad y una muy buena ayuda para mejorar nuestro medioambiente.

 

Sin embargo, este “cambio de mentalidad” implica una ardua tarea para los administradores, quienes no solo deben estar alineados con las personas prestadoras de los servicios de recolección, aprovechamiento y tratamiento del servicio público de aseo en el municipio, sino que deben encargarse de informar a los propietarios, residentes y personal del conjunto que deben separar la basura en origen y, además, garantizar que esto ocurra.

Tengamos en cuenta que, El numeral 2 del artículo 94 de la Ley 1801 de 2016, conocida como Código Nacional de Policía y Convivencia, establece que, a quien no separe en la fuente los residuos sólidos, ni deposite selectivamente en un lugar destinado para tal efecto, se le impondrá una multa general tipo 3, que equivale a dieciséis (16) salarios mínimos diarios legales vigentes (SMDLV).

Entonces, dada la obligatoriedad de la norma, el administrador necesitará poner en marcha campañas de divulgación y pedagogía a los diferentes actores de la copropiedad, realizar las adecuaciones necesarias de los lugares de acopio, implementar la señalización, delimitación, clasificación, recipientes y bolsas de almacenamiento de residuos con sus colores respectivos.

¿Cómo empezar? Descarga nuestra guía para la implementación del plan de manejo de residuos en tu conjunto residencial.